Excelで連動するプルダウンリスト作る方法！入力効率化とミス減少へ

Excelを使った作業の効率化は、ビジネスパーソンにとって重要な課題です。特に、選択肢が多いドロップダウンリストを使う場合、選択肢を絞り込むことで作業の効率化が図れます。今回は、Excelで連動するプルダウンリストを作成する方法をご紹介します。

連動するドロップダウンリストとは

連動するドロップダウンリストとは、一つのリストで選択した項目によって、次のリストの選択肢が変化するリストのことを指します。例えば、部署名を選択すると、その部署に所属する人の名前だけが次のリストに表示されるような設定が可能です。これにより、選択肢が多すぎて選ぶのが大変な場合でも、簡単かつスマートに選択することができます。

連動するドロップダウンリストの作り方

まずは、連動するドロップダウンリストを作るための準備として、「担当部署」と「担当者」の関係を整理します。1行目に部署名、2行目以降に所属者の名前を入力したデータを作成し、それぞれの部署に対応するセル範囲に「名前」を付けます。Excelの「名前」機能を使うと、特定のセル範囲を指定できるようになります。

次に、1つ目のドロップダウンリストを作成します。これは「担当部署」を選択するリストで、Excelの「データの入力規則」を使って設定します。

そして、2つ目のドロップダウンリストを作成します。これは「担当者」を選択するリストで、1つ目のリストで選択した部署に所属する人だけが表示されるように設定します。ここで重要なのが、Excelの「INDIRECT」関数を使うことです。この関数を使うと、1つ目のリストで選択した部署名を判断し、その部署に所属する人の名前だけを2つ目のリストに表示することができます。

業務効率化への影響

連動するプルダウンリストを作成することで、選択肢が多いリストでも効率的に操作することが可能になります。特に、大量のデータを扱う業務では、選択肢を絞り込むことで、必要なデータを素早く見つけ出すことができます。これにより、作業時間の短縮やミスの減少が期待できます。

また、連動するプルダウンリストは、データの関連性を視覚的に理解しやすくするため、データ分析の精度を向上させることも可能です。これらの利点を活用することで、業務の効率化と品質向上を実現することができます。

まとめ

Excelで連動するプルダウンリストを作成することで、選択肢が多いリストでも効率的に操作することが可能になります。特に、「名前」機能と「INDIRECT」関数を活用することで、簡単に連動するリストを作成することができます。

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