「パソコンで文書を作りたいけれど、Wordは持っていない」「作った書類を家族や知り合いと一緒に直したい」。そんなときに役立つのが、Googleが提供している文書作成ツール「Googleドキュメント」です。Googleアカウントさえあればだれでも使え、しかも無料で使えます。このページでは、初めての方がつまずきやすいところを一つずつ、パソコンとスマホの両方の使い方までまとめて説明します。
Googleドキュメントとはどんなものか
Googleドキュメントは、インターネット上（クラウド）で文字を打ち込んで文書を作れるサービスです。作った文書はパソコンの中ではなくGoogleのサーバーに保存されるため、自宅のパソコンで書いた続きを外出先のスマホで開く、といった使い方ができます。マイクロソフトのWordとよく似ていますが、ソフトを買ってインストールする必要がなく、ブラウザ（Google ChromeやMicrosoft Edgeなど）の中でそのまま動くのが大きな違いです。
| 比べる点 | Googleドキュメント | Word |
|---|---|---|
| 料金 | 無料（個人利用） | 買い切りまたは月額 |
| 使う場所 | ブラウザ・スマホアプリ | インストールしたパソコン |
| 保存 | 自動保存 | 手動保存が基本 |
| 共同編集 | 得意（同時に編集可） | 設定が必要 |
| ファイル形式 | Google形式・.docxも扱える | .docx |
WordのファイルもGoogleドキュメントに取り込めますし、その逆もできます。「まったく別物で移行が大変」ということはありませんので、安心してください。
Googleドキュメントの始め方
用意するものはGoogleアカウントだけです。Gmailを使っている方はすでに持っています。パソコンでの始め方は次のとおりです。
- ブラウザで
docs.google.comを開きます。 - Googleアカウントでログインします（Gmailにログイン済みならそのまま進みます）。
- 画面上部の「新しいドキュメントを作成」の並びから、左端の「空白のドキュメント」のカードを選びます。
- 新しい白い文書が開いたら、左上のタイトル部分に文書の名前を入れて完成です。
スマホの場合は、あとで説明する専用アプリ「Googleドキュメント」を入れて同じアカウントでログインすれば、パソコンで作った文書がそのまま並んで表示されます。
基本操作を覚えよう
文書が開いたら、あとは白い部分に文字を打ち込んでいくだけです。画面の上に並んでいるツールバーで、文字を大きくしたり色を変えたりできます。よく使う操作をまとめます。
- 文字を太くする・下線を引く…文字を選んでから、ツールバーの「B」や「U」を押します。
- 見出しを付ける…行を選び、左側の「標準テキスト」と書かれた欄から「見出し1」などを選ぶと、大きく目立つ見出しになります。
- 箇条書きにする…行を選んで、ツールバーの点や番号のマークを押します。
- 画像を入れる…メニューの「挿入」から「画像」を選び、パソコンの中の写真やイラストを選びます。
操作を間違えても、ツールバー左の戻る矢印（元に戻す）を押せば一つ前の状態に戻せますので、こわがらずにいろいろ試してみてください。
自動保存の仕組みで消える心配がない
Googleドキュメントでいちばん安心なのが保存のしくみです。文字を打つと、その内容は数秒ごとにインターネット上へ自動で記録されます。つまり保存ボタンを押す必要がありません。記録が終わると画面上部に「ドライブに保存しました」と表示されるので、これが出ていれば安心です。うっかり閉じてしまっても、パソコンが急に落ちても、書いた内容はほぼそのまま残ります。
「いつの時点の文書か」をさかのぼって確認することもできます。上のメニューの「ファイル」から「変更履歴」を開くと、過去のある時点の内容を見たり、そこに戻したりできます。間違えて大きく消してしまっても、前の状態を取り戻せるので心強い機能です。
共有と共同編集で一緒に作業する
Googleドキュメントは、一つの文書を複数の人で同時に開いて編集できるのが最大の強みです。文書を開いて右上の「共有」ボタンを押すと、相手を招待できます。このとき相手に与える権限を選べます。
- 相手のGoogleアカウント（メールアドレス）を入力します。
- 権限を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」から選びます。
- 「送信」を押すと、相手に共有の通知が届きます。
権限の違いは大切なので、しっかり押さえておきましょう。閲覧者は見るだけ、閲覧者（コメント可）は見るのとコメントを付けるところまで、編集者は本文を直接書き直せます。相手にどこまで触ってほしいかで選んでください。メールアドレスがわからない相手には、「リンクをコピー」を使いリンクを知っている全員に権限を渡す方法もあります。
スマホアプリでも使える
外出先で文書を確認したり少し直したりしたいときは、スマホの専用アプリが便利です。iPhoneなら「App Store」、Androidなら「Google Play」で「Googleドキュメント」と検索して入れます。入れたあとパソコンと同じGoogleアカウントでログインすれば、これまで作った文書が一覧に並びます。
アプリでも文字入力や書式の変更、共有ができます。ただし画面が小さいぶん、じっくり長い文章を書くのはパソコンのほうが向いています。スマホは「移動中に少し直す」「内容を確認する」といった使い方がおすすめです。
Word文書の読み込みと書き出し
「相手からWordのファイルが送られてきた」「Googleドキュメントで作った文書をWord形式で渡したい」というときも心配いりません。GoogleドキュメントはWordの.docx形式を読み書きできます。
- Wordファイルを開く…Googleドライブ（drive.google.com）にWordファイルをアップロードして開くと、そのまま内容を確認・編集でき、ファイルメニューからGoogleドキュメント形式に変換することもできます。
- Word形式で書き出す…ファイルメニューのダウンロードからWord形式（.docx）を選ぶと、パソコンにWord形式で保存されます。
なお、複雑な表や凝ったレイアウトはWordとGoogleドキュメントの間で見た目が少しずれることがあります。相手に渡す前に一度開いて崩れていないか確認しておくと安心です。
オフラインでも使うには
Googleドキュメントはインターネットにつないで使うのが基本ですが、準備をしておけばインターネットに接続していない状態でも編集できます。電車の中や電波の弱い場所で作業したいときに役立ちます。ただし、いくつか条件があるので順番に整えます。
- パソコンではGoogle Chromeを使います（オフライン利用はChromeでの利用が前提です）。
- Chromeに拡張機能「Google ドキュメント オフライン」を追加します。これがないとオフラインでは動きません。
- そのうえでGoogleドライブの設定画面でオフラインの項目をオンにします。
ここまで整えると、ネットが切れていても文書を開いて書き続けられ、次につながったときに自動でインターネット上へ反映されます。スマホアプリでも、あらかじめ文書ごとにオフライン利用をオンにしておけば同じように使えます。設定でつまずきやすいところなので、うまくいかないときは後述のLINEからご相談ください。
よくある質問
初めての方から特に多い疑問をまとめました。
- 本当に無料ですか…個人が使う分には無料です。保存する文書の量が非常に多くなったとき以外は、費用はかかりません。
- 保存を忘れて内容が消えませんか…自動保存されるので、保存を忘れて消えることはほぼありません。
- Wordを持っていなくても使えますか…使えます。ブラウザだけで動くので、Wordは不要です。
- 相手もGoogleアカウントが必要ですか…編集してもらう場合は相手のGoogleアカウントがあるとスムーズです。リンク共有なら持っていない相手にも見せられる場合があります。
- 間違えて消したらどうすればいいですか…「ファイル」の「変更履歴」から前の状態に戻せます。
ここまでの手順どおりに進めれば、初めての方でもGoogleドキュメントで文書を作り、家族や知り合いと一緒に編集できるようになります。もし「共有の権限をどれにすればいいか迷う」「オフライン設定がうまくいかない」など、実際に操作していてつまずいたときは、あなたの画面の状況に合わせて一つずつご案内します。下記の公式LINEから、わからないところをそのまま送ってください。
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