ExcelでINDEX関数とプルダウンリストを活用する方法

2025.02.172026.09.04

皆さん、Excelでデータ入力を効率化したいと思ったことはありませんか？

今回は、プルダウンリストとINDEX関数を組み合わせて、入力作業をスマートにする方法をご紹介します。初心者の方でも安心して取り組めるよう、ステップバイステップで解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

プルダウンリストとは？

まず、プルダウンリストについてお話ししましょう。プルダウンリストとは、セルをクリックすると選択肢の一覧が表示され、その中から選んで入力できる機能のことです。これにより、手入力の手間を省き、入力ミスを防ぐことができます。

では、実際にプルダウンリストを作成してみましょう。

プルダウンリストに表示させたい項目を、Excelの任意のセル範囲に入力します。例えば、A1からA5に「りんご」「バナナ」「みかん」「ぶどう」「もも」と入力します。
次に、プルダウンリストを設定したいセルを選択します。
上部メニューの「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択します。
表示されたダイアログボックスで、「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選びます。
「元の値」欄に、先ほど入力した項目の範囲（例：=A1:A5）を指定し、「OK」をクリックします。

これで、選択したセルにプルダウンリストが設定されました。セルをクリックすると、先ほど入力した果物の一覧が表示され、選択するだけで入力できます。

次に、INDEX関数について説明します。INDEX関数は、指定した範囲内の特定の位置にある値を取得する関数です。例えば、リストの中から特定の項目を抽出したいときに便利です。

INDEX関数の基本的な構文は以下のとおりです。



=INDEX(範囲, 行番号, [列番号])

範囲はデータが存在するセル範囲を書いて下さい。

行番号は取得したいデータがある行番号を書いてください。

列番号は省略可能ですが、取得したいデータがある列番号があれば書いてください。

例えば、B1からB5の範囲に「東京」「大阪」「名古屋」「福岡」「札幌」と入力されている場合、=INDEX(B1:B5, 3)と入力すると、「名古屋」が返されます。

では、プルダウンリストとINDEX関数を組み合わせて、選択した項目に応じて別のセルに関連情報を表示させる方法を見ていきましょう。

例えば、商品名を選択すると、その商品コードが自動的に表示されるように設定してみます。

まず、A1からA5に商品名（例：「りんご」「バナナ」「みかん」「ぶどう」「もも」）、B1からB5に対応する商品コード（例：「A001」「B002」「C003」「D004」「E005」）を入力します。
次に、別のセル（例：D1）に、先ほど学んだ方法で商品名のプルダウンリストを作成します。
商品コードを表示させたいセル（例：E1）に、以下のような数式を入力します。
=INDEX(B1:B5, MATCH(D1, A1:A5, 0))

ここで、MATCH関数はD1で選択された商品名がA1からA5の中で何番目にあるかを返し、その番号を基にINDEX関数がB列から対応する商品コードを取得します。

これで、D1のプルダウンリストから商品名を選ぶと、E1に対応する商品コードが自動的に表示されるようになります。

プルダウンリストの元となるデータ範囲に直接項目を追加・削除することで、リストの内容を更新できます。ただし、データの入力規則で設定した範囲が固定されている場合は、範囲を再設定する必要があります。

はい、できます。別シートのデータ範囲に名前を定義し、データの入力規則の「元の値」欄にその名前を指定することで、別シートのデータをプルダウンリストとして使用できます。

いかがでしたか？

プルダウンリストとINDEX関数を組み合わせることで、Excelでのデータ入力がより効率的になり、ミスも減らせます。ぜひ、今回の方法を活用して、日々の業務に役立ててください。