はがきと言えば、真っ先にイメージされるのが「年賀状・年賀はがき」ですよね。
でも、SNSやメールが普及している昨今の日本ビジネスシーンで「はがき」なんてもう過去の遺物！郵送物もニュースでやってたけど、今後土曜日はやらないんでしょ？
今の時代「はがき」なんて使うことなんてもうないでしょ？って思っていませんか？
でも知っていますか？ビジネスシーンでは、はがき（葉書）の方が好まれるケースがあります！←副業でも一緒ですよ。
では、どんな場合に「はがき」を使うと良いのか。ビジネスで使うのに適している場面や用途や文例などについてをまとめて書いているので参考にしてもらったら嬉しいです。
はがきをビジネスで使う場面ってあるの？
はがきは封書などの重要文書を送る書類と違い、簡略的な要素や手にすれば100%相手に伝わるという特性を持ち、相手も気軽・容易に内容を確認できるという点で、ビジネスシーンにおいて年賀状や案内状や招待状やお中元のお礼などに、よく利用されます。
また、代表変更のお知らせや会社の移転のお知らせ、例えば部署の変更や退職に関する挨拶など、こういった用途でもはがきがよく利用されています。
イメージで言うと、封書だと「ちょっと重いな」「簡単な内容を文面でこちらの情報をお知らせしたい」という内容で使用されるケースが多いです。
ビジネスにおいて、個人情報などの記載のある重要な書類とは、ちょっと違う要素を持っているのが「はがき」になります。
じゃあ、具体的にどんなビジネスシーンで「はがき」を使用するのが好まれるのか。
はがきが好まれるビジネスシーン
- お中元・お歳暮などのお礼
- 年末・年始のご挨拶
- 出欠席の返信 などなど…。
季節の挨拶や節目の挨拶をしたいけど、相手も忙しいし、でもお礼や挨拶や返事をしないと失礼にあたってしまう。
本来ならば直接会ってお礼を言いたいけど、遠くて挨拶に行けない。
また、いっぱいお中元・お歳暮をいただくと1人1人に挨拶して回ることが難しい場合、はがき（手紙）を送るのが日本人のマナーとして古くから親しまれてきました。
ビジネスシーンにおいて、はがきでの挨拶ができない会社だと「あの会社は節目節目で挨拶できない会社だ！」と信用を失って仕事がなくなるというケースもあったほどです。
また、相手にはがきを送る時、失礼のないように文例を記事の最後の方に記載してありますので書く内容に困ったら参考にしてみて下さい。
【はがきを書く時間が無かったら豊富なテンプレートから】
郵送物のビジネスマナー
郵送物の大原則として、受け取った相手が不快に思わないものが重要です。
相手を不快に思わせないためにも、ビジネスマナーを理解しておくことが大切です。
知っている方も多いと思いますが、会社宛に郵便物を送る時の宛名は、社名や部署名の下に「御中」と書きます。
また、担当者宛に送る際は、「社名、部署名、役職名 担当者名様」というように「様」を書きます。
ビジネスマナーとして、会社名だけの時は「御中」担当者までわかるときは「様」が正しい郵送物のビジネスマナーになります。
また、封筒でビジネス文書を送る時には、必ず送付状を同封して何を送っているのか（送付日、会社名、同封書面など）について記載し、受け取り手が、記載内容を見て、送られてきた内容に不足や誤りがないかわかりやすいようにするのが郵送物のビジネスマナーです。
突然ですが、ここでクイズです！
Ｑ.会社関係や目上の方からお中元やお歳暮を頂いた場合、お礼の連絡はメールだけで良い？〇か✕か。
イメージしやすく言うと、あなたは今こんな状況です。
夏の時期や冬の時期、お中元やお歳暮を取引先会社の方からいただくことがあると思います。
営業の担当の方が「いつもお世話になってます。これからもよろしくお願いします。」と言ってお中元やお歳暮を渡してきました。
あなたは、「ありがとうございます。これからもよろしくお願い致します。」と言ってお中元やお歳暮を受け取りました。
さあ！この後、お礼の連絡をメールで済ませて良いのかどうか、ビジネスマナー的お礼をメールだけで返すのは正しいのか。
〇か✕で答えてください！
お歳暮やお中元の挨拶に来た取引先の営業
Ａ.答えは「✕」です。
答えの理由としては、お中元やお歳暮を貰った時にお礼の気持ちを伝えるのは「お礼状」を贈ることが正式なビジネスマナーになります。
でも、メールや電話の方が届くのも感謝の気持ちを伝えるのも早いので、そっちの方が良いのではないか？と思ったりしますよね。
メールや電話で、取り急ぎ感謝の気持ちを伝えることは確かに丁寧かつ早い対応と言えるでしょう。
でも、それだけじゃ足りないのがビジネスマナーなんです。
個人対個人であれば、メールや電話で感謝の気持ちを伝えれば良いのですが、会社対会社ではそれだけでは足りません。
なんたって、お中元やお歳暮を購入したのは会社の経費ですから、会社に対してもしっかり感謝の気持ちを伝えることで今後も取引していきましょうね。いつもありがとうこれからもよろしくねという気持ちをはがきを使ってお礼状を郵送することで伝えることができます。
また、郵送物にはいくつか種類がありますが、どんな内容の時にどの郵送物を使うのがビジネスマナー的に良いのか。
郵送物の特徴も、基礎知識として知っておくと送る時、迷わなくていいですよ。
はがき
はがき
はがきは宛先と本文（時候の挨拶・本題・末文）を一枚の厚紙に書いて、封筒に入れずにそのまま送付するタイプの手紙です。
その為、ビジネスにおいては重要な内容や個人情報を記載して送るのには不向きです。
しかし、お礼状や挨拶状、事務的な連絡など、一目でわかる内容を相手に通知したい場合や封書ではちょっと重すぎる内容のときに使いやすい。
封書
封書
はがきとは異なり、書いてある文字を途中で盗み見ることができないようにして、受取人だけが確認できるようにしたもの。
個人情報や会社の機密情報などを、相手に伝えたいときには向いています。
しかし、封書というと通常の郵送物とは違う重要な資料や内容の物が入っていると認識されている為、相手が身構えてしまう。
まるで、爆弾を処理する時の「赤」か「青」みたいな緊張感を相手に与えてしまうこともある。
レターパック
レターパック
専用の封筒に物を入れて送り、封筒ごとに付加された追跡番号（お問い合わせ番号）で、郵送した物の配達状況を確認できる優れもの。
しかし、この封筒に入れた郵便物は日本国内限定のサービスなので海外郵送するときには不向き。
ちなみに、レターパックには赤色（レターパックプラス）と青色（レターパックライト）がある。
違いとしては、金額や同封できる書類の重量・厚さも違うが、赤色は対面で郵便局員が渡すのに対して、青色は該当住所のポストに投函するという点が大きく違う。
はがきのメリット・デメリット
郵送物のマナーと郵送物の種類について簡単に説明したところで、ビジネスにおける「はがき」のメリット・デメリットについてお話ししたいと思います。
はがきのメリット
はがきのメリットは4つあります。
はがきのメリット
- 作るのが簡単。
- 郵送費が郵送物の中で一番安い。
- 内容が簡潔でわかりやすい。
- 相手の手に渡った時に一目で内容が伝わりやすい。（最強の開封率）。
はがきは、自分で作る場合でもデザインを委託する場合でも、はがき自体にイラストがあったり、豊富なテンプレートの中から選べるため、早く作成できるメリットがあったり、日本全国1通62円で郵送できるのでコスパがとてもいい点があります。
また、はがきは封書とは違い封筒に入れる作業もなく、封筒に入れないからこそ相手がはがきを手に取った瞬間に内容が相手に伝わるというメリットもあります。
はがきのデメリット
はがきには、デメリットが2つあります。
はがきのデメリット
- 文字数に限界がある。
- 個人情報やプライバシーに関わる情報は載せられない。
はがきは、サイズが100×148mmしかないため、記載できる文字数に限界があります。
絵や画像・イラストなどを記載するとなると更に文字数は限られてしまいます。はがきで記載する文字のサイズによっても異なりますが、平均で200文字～300文字程度の文字数しか記載できません。
また、はがきは開封する必要がないため、誰でも記載されている情報を目にしてしまいます。
その為、はがきに記載する内容で個人情報やプライバシーに関わる情報は掲載するのには不向きになっています。
でも、圧着ハガキもあるので作るはがきによっては個人情報も載せても問題ないのかもしれません。
はがきをビジネスで使う場面ってあるのか疑問なんですけど…。
SNSやメールが発達している現代社会において、ホントにはがきって必要なの？って思いますよね。
遠く離れた友達や親戚の近況を互いに知りたいなら、メールやSNS（LINEなど）や電話でしてしまえば、自分の気持ちを早く相手に伝えられるし、日頃お世話になっている人にお礼したいなら、お歳暮やお中元を贈ればいいとも思いませんか？
形式ばった「はがき」を送るだけで挨拶や近況報告が終わっているのであれば、時代に合っていないしむしろ失礼だろうって思いませんか？
私は、そう思います。
仲の良い知った仲の個人対個人であれば、私は「はがき」など必要ないと思っています。
しかし、ビジネスにおいてそう言ってられないのが現実です。
会社と会社でつながっている以上、建前や体裁は必要になってきます。
もちろん、個人と個人でも目上の方でメールやSNSで済ませられない方も人によってはいますよね。
相手をよく知らない、しかし知らない人に取っては自分の事を非常識と思われたくないという方は、迷いなく「はがき」を出す方が今後の人間関係のリスク回避にもつながってきます。
また、年配の方やご高齢の方に送る時は、メールやSNSで送っても確認してもらえない場合があります。
はがきに限った話ではありませんが、相手に不快に思われない努力は必要だと思います。
でも、はがきを作成するのは意外と時間がかかるもの…。それに、今の時代はがきを自分で0から内容からレイアウトなどを作るのは手間だなぁと思った方は、挨拶状ドットコム
を使うのも選択肢の1つとしてアリだと思います。
外注なので、有料にはなってしまいますが、100人のクリエイターによるデザイン1000点以上もあるので、ここにしかないオリジナルのデザインでお気に入りのはがきを作ることがてきます。
他の印刷業者だと料金取られたりしますが、無料で会員登録するだけで、はがき自体の送料無料だったり、宛名印刷が基本料金が無料になっています。
挨拶状ドットコムは、「はがきを送らなきゃいけないけど0から作るのも時間が無い、手間！」「どうせ外注に依頼するなら少しでも安い方が良い」と思っている方にはとても向いています。
「先着10万名様限定！年賀状収納BOX「きずなばこ」プレゼント」するキャンペーンや「はがきが2円お得に♪Wお年玉年賀状」などもキャンペーンも季節ごとで開催してますので気になった方は、下のボタンからどうぞ！
ビジネス用はがきの文例
ビジネスではがきを使用する時のにどんな文章で送ったらいいのか悩みますよね？
そこで、ビジネスシーンで送ることが多いと思われるものをパターン別のはがき文例として5つご紹介させていただきます。
店舗移転や拠点場所が変わった時のお知らせ
店舗移転や拠点場所が変わった時のお知らせ 文例
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご厚情を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、この度弊社は業務拡充に伴い（支店・事務所・店舗）を（左・下）記の住所へ移転する運びとなりましたのでお知らせ申し上げます。
これを機に、（社員・職員）一同気持ちを新たに業務に精励する所存でございますので、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
まずは、略儀ながら書中をもちましてお知らせかたがたご挨拶申し上げます。
敬具
令和○○年×月
〒（郵便番号・住所）
電話・FAX
会社のホームページ（URL）
株式会社 ビジネスはがき文例
代表取締役 はがき太郎
代表変更や着任の挨拶
代表変更や着任の挨拶 文例
拝啓
陽春の候（時候の挨拶） ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
この度、四月一日○○本社勤務を命ぜられこの程着任いたしました。
○○支店在任中は公私にわたりひとかたならぬご厚情を賜り有り難く
厚く御礼申し上げます。
今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
まずは、略儀ながら書中をもちまして御礼かたがたご挨拶申し上げます。
敬具
令和○○年×月
〒（郵便番号・住所）
電話・FAX
会社のホームページ（URL）
株式会社 ビジネスはがき文例
代表取締役 はがき太郎
お中元のお礼
お中元のお礼 文例
拝啓
猛暑の候 時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、この度はお心のこもったお品をお送り頂きまして有難うございました。いつもながら細やかなお心遣いに恐縮するばかりでございます。
略儀ながら書中をもちましてお礼を申し上げます。
暑さ厳しき折柄、どうぞお身体ご自愛ください。
敬具
令和○○年×月
〒（郵便番号・住所）
電話・FAX
会社のホームページ（URL）
株式会社 ビジネスはがき文例
代表取締役 はがき太郎
仕事納め（年末）のご挨拶
仕事納め（年末）のご挨拶 文例
拝啓
師走を迎え、貴社におかれましては一層ご隆盛のこととお喜び申し上げます。
この度は、○○のご用命をいただきまして誠にありがとうございます。
貴社のお仕事のお手伝いをさせていただけますこと、とても光栄でございます。
また、いつも親切にご対応くださり、大変お世話になりまして、心からお礼申し上げます。
ご多忙の折、お身体にお気をつけて、よき新年をお迎えください。
一年間の感謝の気持ちを込めて、歳末のご挨拶とさせていただきます。
敬具
令和○○年×月
〒（郵便番号・住所）
電話・FAX
会社のホームページ（URL）
株式会社 ビジネスはがき文例
代表取締役 はがき太郎
欠席の連絡（返信はがき）
御出席
欠席の連絡（返信はがき） 文例
御欠席
させていただきます。
新社屋の完成おめでとうございます。
御招待くださいまして誠にありがとうございます。
残念ながら（出張・業務の都合）により、出席するのが難しい状況でございます。
貴社のさらなるご発展を心より祈念申し上げます。
御住所 東京都はがき村三‐二‐一
御芳名 はがき太郎
まとめ
いかがだったでしょうか？
ビジネスの郵送物について絶対使うといっても過言ではないくらい使用頻度の高い「はがき・封書・レターパック」の3つ。
この中でも、今回は「はがきをビジネスで使用する場面」に着目して色々とお話ししてきました。
はがきは古くからビジネスマナーとして送る「挨拶・お礼・お知らせ」などにも良く使用されてきました。
SNSやメールなどが普及している現代社会においてはがきは必ずしも必要というわけではありません。
しかし、「この人は私の為にちゃんと書いてくれたんだ。」「印刷やメールで楽できる時代なのに、しっかり手書きのはがきを送ってくれるなんて気の利いた人だ。」と相手に思ってもらえたり、その後の人間関係に良く働くケースも多くあります。
はがきは、少し距離のある方や人と人との付き合いを大事にしたい人にはオススメします。
でも、内容やビジネスマナーがいい加減だと、同僚や取引先からの信用を失うリスクがあります。
マナーを重視することで、世代を超えた色々な人と信頼関係を築けるようになるはずです。
そんなツールの1つとしてはがきを使ってみるのもいいんじゃないでしょうか。
ここまで、読んでいただいてありがとうございました。
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