みなさん、こんにちは。今日は「Outlook メール 全員に返信」というキーワードをテーマに、45歳以上の方でも安心して使えるよう、わかりやすくお話します。動画でもそのまま使える内容ですので、ぜひ最後までお付き合いくださいね。
Outlookの「全員に返信」ってどんな機能？
Outlookのイメージ
返信と全員に返信の違い
おじいちゃん、おばあちゃん世代では「返信」というと単に「返事をする」というイメージかもしれません。でもOutlookではボタンが2つあるんです。「返信」は送信者にだけ返事を送りますが、「全員に返信」は送った人と、一緒にメールを受け取った人全員に返事が届くんですよ。たとえば家族やグループLINEのようなイメージですね。
どこで探せばいい？「全員に返信」ボタンを見つけよう
パソコンの画面で探す方法
画面の上部、またはメール本文のすぐ上にあるアイコンを見てください。
- 一つの矢印なら「返信」ボタン
- 二つのUターン矢印なら「全員に返信」ボタンです
クリックすると、「宛先(To)」に差出人と同じグループ、「CC」に元のCCがそのまま反映されます。
ショートカットで時短！
もっとラクにやりたい方にはキーボードショートカットがオススメです。
- Windowsの場合Ctrl + Shift + R
- Macの場合Command + Shift + R
このショートカットを押せば、すぐに「全員に返信」用画面が開きますよ。
初心者にも安心！全員に返信の使い方ガイド
ステップ1対象メールを選ぶ
まずは返信したいメールをクリックして選びます。すると上部に矢印アイコンが表示されますね。
ステップ2全員に返信ボタンを押す
二本のUターン矢印（全員に返信）をクリックすると、新しいメール作成画面が開きます。
ステップ3宛先をしっかり確認
人によっては「自分まで宛先に入っている？」と不安になりますが、Outlookでは自分のアドレスは自動で含まれる仕組みです（Kutoolsなどの追加ツールを入れない限り）。
ここで、必要のない相手（たとえば関係ない人）がいたら消してOK。
ステップ4本文を書いて送信！
本文を書き終えたら「送信」ボタンをクリックするだけ。送信されるのは宛先とCCに入っている人全員です。添付ファイルは元メールには含まれませんので、必要なら自分で付けましょう。
初心者でも失敗しにくいポイント
- 全員に返信する前に「本当にこの人に送る必要があるか」考えてみましょう。余計なメールを増やす原因になります。
- テンプレートのように、定型文を使うと早く書けます。「ありがとうございます」「よろしくお願いします」など、使い回せる文章を事前にメール下書きに保存しておくのも手です。
- 宛先やCCを見直すクセをつけましょう。特にグループメールでは、業務連絡において不要な人に誤送信すると、あとあと説明が大変になることもあります。
よくある質問や疑問
Q．BCCの人にも届きますか？
いいえ、BCCに入っていた人には届きません。BCCは受信者リストに見えませんし、返信（全員に返信含む）にも含まれないようになっていますので安心です。
Q．返信で添付ファイルも一緒に送りたいときは？
その場合は「転送」機能を使います。返信や全員に返信では添付ファイルは自動的には付かないので、ご自身で付けるか、転送を使いましょう。
Q．スマホ版Outlookでのやり方は？
スマホの場合、返信ボタンをタップすると「返信」「全員に返信」「転送」が選べるようになります。見た目が少し違うので焦るかもしれませんが、ゆっくり選びましょう。
まとめ
お疲れさまでした！今日は「Outlook メール 全員に返信」を初心者向けにわかりやすく解説しました。
要点は次の通りです
- 「全員に返信」は差出人とCCの人全員に返事を送る機能
- 画面上の二本矢印アイコンか、Ctrl + Shift + R（Windows）／Command + Shift + R（Mac）で使える
- 送信前に宛先やCCを必ず確認して、不要な人には送らないようにすること
動画台本としてそのまま読んでも自然ですし、要所に実際の画面キャプチャやシニア向けナレーションを入れると、さらに伝わりやすくなります。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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