Outlookで「メールをサーバーに残す期間」を変更する方法

「Outlookで受信したメールがすぐに消えてしまう」「複数の端末でメールを確認したいのに、受信したメールが他の端末で見られない」といったお悩みを抱えていませんか？これらの問題は、Outlookの設定を少し変更することで解決できます。

今回は、特にパソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して実践できるよう、丁寧に解説します。これを読めば、メールの保存期間を自由に設定し、どの端末からでもメールを確認できるようになりますよ。

メールをサーバーに残す設定とは？

Outlookのイメージ

まず、「メールをサーバーに残す」とはどういうことかをご説明します。通常、Outlookでメールを受信すると、そのメールはパソコンにダウンロードされ、サーバーからは削除されます。しかし、「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定を有効にすると、サーバー上にもメールのコピーが残り、他の端末でも同じメールを確認できるようになります。

この設定を行うことで、例えばスマホで受信したメールをパソコンでも確認したり、外出先でメールを確認したりすることが可能になります。

設定手順メールをサーバーに残す期間を変更する方法

では、実際に設定を変更する手順を見ていきましょう。以下の手順は、Outlook 2016および2019のPOPアカウント設定に基づいています。

これで、設定した日数後にサーバー上のメールが自動的に削除されるようになります。

注意点とアドバイス

設定を変更する際には、以下の点に注意してください。

よくある質問や疑問

Q1: POPとIMAPの違いは何ですか？

POPはメールをダウンロードしてパソコンに保存する方式で、複数の端末でメールを同期することができません。一方、IMAPはメールがサーバー上で管理され、どの端末からでも同じ状態のメールを確認することができます。

Q2: メールをサーバーに残す設定をしていると、パソコンの容量がいっぱいになりませんか？

メールをパソコンにダウンロードする際、容量がいっぱいになる可能性があります。定期的に不要なメールを削除し、バックアップを取ることで、容量の管理が可能です。

Q3: 設定を変更した後、すぐに反映されますか？

設定を変更した後、次回のメール受信時から新しい設定が適用されます。すでに受信したメールには影響しません。

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まとめ

Outlookで「メールをサーバーに残す期間」を変更することで、複数の端末でメールを確認できるようになり、利便性が向上します。設定は簡単で、初心者の方でも安心して実践できます。ぜひ、今回の手順を参考にして、快適なメールライフをお楽しみください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。