Googleドキュメントを使ってみたいけれど、編集権限の設定や参加者の管理が難しそうと感じていませんか？特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方にとっては、操作が不安に思えるかもしれません。でも大丈夫！この記事では、Googleドキュメントの「編集参加者権限調整」について、初心者の方でも安心して理解できるように、やさしく、わかりやすく解説します。
Googleドキュメントの編集権限とは？
Googleドキュメントのイメージ
まずは、Googleドキュメントでの「編集権限」って何かを簡単にご説明します。これは、誰がどのように文書を操作できるかを決める設定のことです。例えば、あなたが作成した文書を他の人と共有する際に、相手に「この部分を編集してほしい」「コメントだけしてほしい」「見るだけにしてほしい」といった具合に、操作できる範囲を指定できます。
編集権限の種類と使い分け
Googleドキュメントでは、主に3つの権限があります。それぞれの特徴を見てみましょう。
編集者（編集可）
できること文書の内容を自由に変更できます。例えば、文章を加えたり、削除したり、書式を変えたりできます。
こんなときに使うチームで一緒に文書を作成したいときや、内容を積極的に修正してもらいたいときに適しています。
コメント可（閲覧者（コメント可））
できること文書の内容を直接変更することはできませんが、特定の部分にコメントを追加できます。例えば、「この部分をもう少し詳しく書いた方が良いのでは？」といったアドバイスを記入できます。
こんなときに使う文書を確認してもらい、意見やアドバイスをもらいたいときに便利です。
閲覧者（閲覧のみ）
できること文書を読むことはできますが、内容を変更したり、コメントを追加したりすることはできません。
こんなときに使う完成した文書を他の人に見てもらいたいときや、情報を共有したいときに適しています。
編集権限の設定方法ステップバイステップ
では、実際にGoogleドキュメントで編集権限を設定する方法を見てみましょう。難しい操作はありませんので、安心してください。
- Googleドキュメントを開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手のメールアドレスを入力すると、右側に権限の選択肢が表示されます。ここで、相手に与えたい権限（編集者、コメント可、閲覧者）を選びます。
- 必要に応じて、メッセージを入力し、「送信」ボタンをクリックします。
これで、指定した相手に対して、設定した権限が付与されます。相手は、送られたメールのリンクから文書にアクセスできるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: 編集権限を渡した相手が勝手に内容を変更してしまうのが心配です。どうすれば良いですか？
その場合は、相手に「コメント可」や「閲覧者」の権限を与えることで、内容の変更を防ぐことができます。コメントだけで意見をもらいたい場合や、内容を確認してもらいたい場合に適しています。
Q2: 編集権限を与えた相手が、後から権限を変更したり、他の人を追加したりすることはできますか？
編集権限を持っている相手は、他の人を追加したり、権限を変更したりすることができます。これを防ぎたい場合は、「オーナー権限」を持っている自分が、権限の管理を行うようにしましょう。
Q3: 編集権限を与えた相手が、文書を削除してしまうことはありますか？
編集権限を持っている相手は、文書を削除することができます。重要な文書の場合は、定期的にバックアップを取ることをおすすめします。
まとめ
Googleドキュメントの編集参加者権限調整は、文書の共有や共同作業をスムーズに行うために非常に重要です。適切な権限を設定することで、意図しない変更を防ぎ、円滑なコミュニケーションが可能になります。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、慣れてしまえば簡単に操作できるようになります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント