Excel関数初心者必見！基本の使い方と便利な活用法7選

エクセル関数を使って、もっと効率的に仕事をこなしたいけど、どう使えばいいのか分からない…。そんな初心者の方、必見です。この記事では、エクセル関数の基本的な使い方から、知らなきゃ損する便利なテクニックまで、わかりやすく解説します。初心者でも簡単にできるようにステップバイステップで学びましょう！

Excel関数とは？初心者向けの基礎知識を徹底解説

Excelのイメージ

まずは、エクセル関数の基本をおさらいしましょう。関数とは、特定の計算を自動的に行うための「命令文」のことです。エクセルでは、セルに入力した関数を使うことで、面倒な計算や処理を簡単に行うことができます。例えば、合計を求める「SUM」や、平均を求める「AVERAGE」などがあります。

エクセル初心者にとって、最初はこの「関数」が何を意味しているのか、どう使うのかが分からないかもしれません。しかし、関数を使うことで、手作業での計算ミスを減らし、業務効率を大幅にアップさせることができます。

関数を挿入する方法は主に4通りありますが、初心者でもわかりやすく使える方法を紹介します。

ここがポイント！

それぞれの方法にメリットがあり、慣れることで自分に合った使い方を見つけることができます。例えば、オートSUMはよく使う関数を一発で挿入できるので便利です。最初は「FXボタン」を使って、関数を簡単に挿入するところから始めると良いでしょう。

関数を覚えるのは大変そうに見えますが、最初に覚えるべき基本的な関数を押さえておけば、業務の効率化が一気に進みます。ここでは、初心者が最初に覚えるべき関数を7つ紹介します。

データの合計を求めたいときに使うのが「SUM」関数。例えば、売上データの合計や、得点の合計を計算するときに便利です。例えば、「=SUM(\:)」と入力すると、からまでの合計が表示されます。

平均値を簡単に求められる「AVERAGE」関数。試験の点数や、売上の平均を計算するときに使います。「=AVERAGE(B1\:B10)」と入力すれば、B1からB10までの平均が計算できます。

一番大きな数を知りたいときには「MAX」関数。例えば、チームメンバーの得点の中で一番高い得点を知りたいときに使います。「=MAX(C1\:C5)」と入力すれば、C1からC5の中で最大の値が表示されます。

最小値を求めるのが「MIN」関数。例えば、販売額が最も少ない日を知りたいときに使います。「=MIN(D1\:D7)」と入力すると、D1からD7までの最小の数値が表示されます。

特定のセル範囲に含まれる数字の個数を数えたいときは「COUNT」関数を使います。「=COUNT(E1\:E10)」と入力すれば、E1からE10までの数値の個数をカウントできます。

リアルタイムの日付と時刻を表示したいときは「NOW」関数。仕事の進捗管理やタイムスタンプを付ける際に便利です。「=NOW()」と入力すると、現在の日付と時刻が表示されます。

条件に応じて処理を変更したいときは「IF」関数を使います。例えば、「売上が1000円以上なら「達成」、未満なら「未達成」と表示したい場合、=IF(F1>=1000, “達成”, “未達成”)」と入力すれば、条件に応じた結果が表示されます。

エクセル初心者にありがちな関数の使い方ミスもあります。ここでは、そのミスと解決法を紹介します。

関数を使う際に、引数を正しく入力しないとエラーが出ることがあります。特に「カンマ（,）」で引数を区切る必要があるのに忘れてしまうことが多いです。引数の区切りを忘れないように注意しましょう。

「SUM」や「AVERAGE」などの関数を使う際に、セル範囲を間違えると正しい計算ができません。範囲を正しく指定することが大切です。

「COUNT」と「COUNTA」の違いなど、似たような関数を間違えて使ってしまうことがあります。関数を使う目的に応じて、正しいものを選びましょう。

エクセル関数を使うことで、面倒な計算を自動化し、作業効率を大幅に向上させることができます。初心者でも、まずは基本の関数を覚えていくことが大切です。紹介した関数を使えば、簡単に作業をこなせるようになりますよ。

自分の業務に必要な関数をどんどん学び、より効率的なエクセル活用を目指しましょう。関数をマスターすることで、仕事のスピードと精度がグンとアップします。