ExcelのFILTER関数とプルダウンリストでデータ抽出を簡単に！初心者向けガイド

皆さん、Excelで大量のデータから特定の情報を探すのに苦労したことはありませんか？実は、ExcelのFILTER関数とプルダウンリストを組み合わせることで、データ抽出がとても簡単になるんです。今回は、その方法を初心者の方にもわかりやすくお伝えします。

FILTER関数とは？

Excelのイメージ

まず、FILTER関数についてお話ししましょう。これは、指定した条件に合致するデータだけを抽出する関数です。例えば、売上データの中から特定の担当者の情報だけを取り出す、といった使い方ができます。

FILTER関数の基本的な構文は以下の通りです

=FILTER(配列, 条件, [条件に合致するデータがない場合の値])

具体的には、以下のように使用します

=FILTER(A2:C10, B2:B10="山田", "該当なし")

この例では、A2からC10の範囲から、B列が「山田」の行だけを抽出します。もし「山田」が見つからない場合は、「該当なし」と表示されます。

次に、プルダウンリストについてです。これは、セルをクリックすると選択肢が表示され、その中から選ぶことができる機能です。入力ミスを防ぐのに役立ちます。

プルダウンリストを作成する手順は以下の通りです

では、これらを組み合わせて、より便利なデータ抽出を行ってみましょう。

まず、データ内の担当者名を重複なく抽出し、それをプルダウンリストとして設定します。これには、UNIQUE関数を使用します。

次に、プルダウンリストで選択した担当者のデータだけを表示するように設定します。

FILTER関数は、Excelのバージョンによっては使用できない場合があります。その場合は、オートフィルター機能や他の関数を組み合わせて代替する方法があります。

プルダウンリストの元となるデータ範囲に新しい項目を追加し、データの入力規則でその範囲を再設定することで、新しい項目をプルダウンリストに追加できます。

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今回は、ExcelのFILTER関数とプルダウンリストを組み合わせて、効率的にデータを抽出する方法をご紹介しました。これらの機能を活用することで、日々の作業が格段に効率化されます。ぜひ試してみてください。

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