Outlook VBAでPDFを自動作成・送信する方法

皆さん、こんにちは。今日は、OutlookとVBAを使って、メールをPDF形式で保存し、自動的に送信する方法をご紹介します。パソコンやスマホがちょっと苦手な方でも大丈夫です。ゆっくり一緒にやっていきましょう。

Outlook VBAとは？
メールをPDFとして保存する手順
PDFをメールに添付して送信する手順
よくある質問や疑問
1. Q1: VBAって何ですか？
2. Q2: コードを実行しても何も起こりません。どうすればいいですか？
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

Outlook VBAとは？

Outlookのイメージ

まず、Outlook VBAって何でしょうか？簡単に言うと、Outlookでの作業を自動化するためのプログラムのことです。例えば、毎日同じようなメールを送るとき、このVBAを使えば自動でメールを作成・送信できます。難しそうに聞こえるかもしれませんが、ポイントを押さえれば大丈夫です。

メールをPDFとして保存する手順

では、実際にOutlookのメールをPDFとして保存する手順を見ていきましょう。

Outlookを開きます。
保存したいメールを選択します。
キーボードのAltキーとF11キーを同時に押して、VBAエディタを開きます。
上部メニューの「挿入」から「モジュール」を選択します。
表示されたウィンドウに、以下のコードをコピー＆ペーストします。

vba

Sub SaveEmailAsPDF()

    Dim mail As Outlook.MailItem

    Dim wordApp As Object

    Dim wordDoc As Object

    Dim tempFilePath As String

    Dim pdfFilePath As String
    ' 選択したメールを取得

    Set mail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    ' 一時的なRTFファイルのパスを設定

    tempFilePath = Environ("TEMP") & "\tempMail.rtf"

    ' 保存するPDFファイルのパスを設定（デスクトップに保存）

    pdfFilePath = Environ("USERPROFILE") & "\Desktop\" & mail.Subject & ".pdf"
    ' メールをRTF形式で一時保存

    mail.SaveAs tempFilePath, olRTF
    ' Wordアプリケーションを起動

    Set wordApp = CreateObject("Word.Application")

    ' 非表示で実行

    wordApp.Visible = False

    ' RTFファイルを開く

    Set wordDoc = wordApp.Documents.Open(tempFilePath)

    ' PDF形式で保存

    wordDoc.SaveAs2 pdfFilePath, 17  ' 17はPDF形式を示します

    ' ドキュメントを閉じる

    wordDoc.Close False

    ' Wordアプリケーションを終了

    wordApp.Quit
    ' ユーザーに完了を通知

    MsgBox "メールがPDFとしてデスクトップに保存されました。", vbInformation

' オブジェクトの解放 Set wordDoc = Nothing Set wordApp = Nothing Set mail = Nothing End Sub

このコードは、選択したメールをデスクトップにPDFとして保存するものです。コードを貼り付けたら、上部の「▶」ボタンをクリックして実行します。すると、指定したメールがPDFとしてデスクトップに保存されます。

PDFをメールに添付して送信する手順

次に、作成したPDFをメールに添付して送信する方法をご紹介します。

先ほどと同じように、VBAエディタを開きます。
新しいモジュールを挿入し、以下のコードをコピー＆ペーストします。

vba

Sub SendPDFAsEmail()

    Dim outlookApp As Outlook.Application

    Dim mail As Outlook.MailItem

    Dim pdfFilePath As String
    ' PDFファイルのパスを設定（デスクトップ上の"Sample.pdf"と仮定）

    pdfFilePath = Environ("USERPROFILE") & "\Desktop\Sample.pdf"
    ' Outlookアプリケーションを起動

    Set outlookApp = New Outlook.Application

    ' 新しいメールアイテムを作成

    Set mail = outlookApp.CreateItem(olMailItem)
    ' メールの設定

    With mail

        .To = "[email protected]"  ' 送信先のメールアドレスを入力

        .Subject = "PDFファイルをお送りします"

        .Body = "添付のPDFファイルをご確認ください。"

        .Attachments.Add pdfFilePath  ' PDFファイルを添付

        .Display  ' メールを表示（.Sendに変更すると即送信）

    End With