VBAを使ってWord文書をPDF形式で保存する方法

皆さん、こんにちは。今日は、VBAを使ってWord文書をPDF形式で保存する方法についてお話しします。パソコンやスマホの操作が苦手な方でも大丈夫です。ゆっくりと一緒に学んでいきましょう。

VBAとは何か？
なぜWord文書をPDFに変換するのか？
VBAを使ってWord文書をPDFとして保存する方法
マクロを実行する方法
よくある質問や疑問
1. マクロを実行するとエラーが出ます。どうすればいいですか？
2. PDFに変換するとレイアウトが崩れます。対処法はありますか？
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

VBAとは何か？

Wordのイメージ

まず、VBAという言葉を聞いたことがありますか？これは「Visual Basic for Applications」の略で、Microsoft Office製品に組み込まれているプログラミング言語のことです。これを使うと、WordやExcelの作業を自動化することができます。例えば、毎回手動で行っている作業をボタン一つで実行できるようになります。

なぜWord文書をPDFに変換するのか？

では、なぜWord文書をPDF形式で保存する必要があるのでしょうか？PDFは、文書のレイアウトやフォントを固定する形式で、他の人と共有する際に内容が崩れにくいという利点があります。特に、ビジネスの場面や公式な書類の提出時に重宝されます。

VBAを使ってWord文書をPDFとして保存する方法

それでは、具体的にVBAを使ってWord文書をPDF形式で保存する方法を見ていきましょう。難しそうに感じるかもしれませんが、順を追って説明しますのでご安心ください。

まず、Wordを開きます。
次に、AltキーとF11キーを同時に押して、VBAエディターを起動します。
表示されたウィンドウで、上部のメニューから「挿入」をクリックし、「標準モジュール」を選択します。すると、新しいモジュールが作成されます。
そのモジュール内に、以下のコードをコピーして貼り付けます。

vba

Sub SaveAsPDF()

    Dim FilePath As String

    FilePath = Replace(ActiveDocument.FullName, ".docx", ".pdf")

    ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=FilePath, ExportFormat:=wdExportFormatPDF

    MsgBox "PDFとして保存が完了しました。場所" & FilePath

End Sub

このコードは、現在開いているWord文書を同じ場所にPDF形式で保存するものです。保存が完了すると、メッセージボックスで保存先を知らせてくれます。

マクロを実行する方法

コードを入力しただけでは、まだ実行されていません。以下の手順でマクロを実行します。

VBAエディターを閉じて、元のWord画面に戻ります。
上部のメニューから「表示」タブをクリックし、「マクロ」を選択します。
表示されたウィンドウで、先ほど作成した「SaveAsPDF」マクロを選び、「実行」をクリックします。

これで、Word文書がPDFとして保存されます。

よくある質問や疑問

マクロを実行するとエラーが出ます。どうすればいいですか？

エラーが出る場合、コードの入力ミスや文書の保存場所に問題がある可能性があります。もう一度、コードを正しく入力したか、保存先のフォルダに書き込み権限があるか確認してみてください。

PDFに変換するとレイアウトが崩れます。対処法はありますか？

レイアウトが崩れる原因として、使用しているフォントが埋め込まれていない可能性があります。コード内に以下の行を追加して、フォントを埋め込んでみてください。

vba

ActiveDocument.EmbedTrueTypeFonts = True

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まとめ

今回は、VBAを使ってWord文書をPDF形式で保存する方法をご紹介しました。最初は難しく感じるかもしれませんが、慣れてくると作業の効率化に大いに役立ちます。ぜひ試してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。