Word文書での変更履歴の承認作業、皆さんも経験があると思いますが、時に「形式の変更だけを承認したい」といったニーズに直面することがあります。標準的な承認方法では、すべての変更（挿入や削除も含む）を承認してしまうため、形式の変更のみをピンポイントで承認するのは少し手間がかかります。しかし、実はこれには簡単で効果的な方法があるんです！本記事では、Wordで「形式の変更履歴」だけを承認するための2つの方法を、初心者でも理解できるようにわかりやすく解説します。
Word 変更履歴 承認の基本と形式の変更履歴の重要性
Wordのイメージ
まず、変更履歴機能について簡単に説明します。Wordの「変更履歴」機能は、ドキュメント内で行ったすべての変更を記録し、他のユーザーがその変更を承認または拒否できるようにします。通常、この機能は、文書の内容の変更（文字の追加、削除、置換）をトラッキングしますが、時に「形式」の変更（フォントや色の変更、段落設定の変更など）だけを対象にしたい場面も出てきます。
例えば、文書の体裁を整えるために行ったフォントや段落設定の変更を承認したい場合、挿入や削除の変更も一緒に承認されてしまうのは避けたいところ。そこで登場するのが、形式の変更履歴をピンポイントで承認する方法です。
方法1: VBAコードを使用して形式変更履歴のみを承認する
VBA（Visual Basic for Applications）コードを使用すると、形式の変更履歴のみを効率よく承認することができます。コードを使うのが少し難しく感じるかもしれませんが、手順通りに進めれば簡単にできます。
VBAコードの実行手順
- まず、Wordを開いて「Alt + F11」を押して、Microsoft Visual Basic for Applications（VBA）のウィンドウを開きます。
- 次に、「挿入」タブをクリックし、「モジュール」を選んで、新しいモジュールを作成します。
- 以下のVBAコードをコピーして、モジュールに貼り付けます。
Sub ApproveFormatChanges()
Dim revisions As revisions
Set revisions = ActiveDocument.Revisions
For Each revision In revisions
If revision.Type = wdRevisionProperty Then
revision.Accept
End If
Next revision
End Sub
- コードを貼り付けたら、「F5」キーを押してコードを実行します。
- これで、文書内の形式変更のみが即座に承認されます。
方法2: 表示マーク機能を使用して形式変更履歴を承認する
VBAを使わなくても、Wordの「表示マーク」機能を使えば、形式の変更履歴だけを承認することが可能です。この方法は直感的で簡単なので、初心者にもオススメです。
表示マーク機能の使い方
- まず、Word文書を開き、リボンの「校閲」タブに移動します。
- 「表示マーク」オプションをクリックし、表示されるチェックボックスから「コメント」と「挿入・削除」を外し、「形式」をチェックしたままにします。
- これで、画面に表示される変更履歴が「形式の変更」のみになります。
次に、表示された形式の変更履歴を承認する方法です。
- 再度、「校閲」タブを開き、「承認」メニューから「表示されているすべての変更を承認」を選びます。
- これで、形式の変更履歴がすべて承認され、文書の体裁が整います。
- 最後に、再び「表示マーク」を開き、「コメント」と「挿入・削除」を再チェックして、元の表示に戻します。
Word 変更履歴 承認に関する疑問解決
Wordでの変更履歴承認に関して、読者からよくある質問とその回答をまとめました。これで、もっとスムーズに作業を進められるはずです！
Q1: 形式の変更履歴だけを承認した後、挿入や削除の変更を承認することはできますか？
A1: はい、形式の変更履歴を承認した後、挿入や削除の変更も同じ方法で承認できます。最初に形式だけを承認して、必要に応じて他の変更を後から承認してください。
Q2: VBAコードを使いたくない場合は、表示マーク機能だけで十分ですか？
A2: はい、表示マーク機能を使う方法でも形式の変更履歴だけを承認できます。VBAコードを使わなくても、表示マークで十分効果的に作業できます。
Q3: 他の変更履歴が消えないようにするために注意すべきことは？
A3: 表示マーク機能を使う際に、必ず「形式」以外のチェックボックスを外すことを確認してください。それで、挿入や削除の変更履歴が残ったまま、形式の変更だけを承認できます。
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まとめ
Wordでの「変更履歴承認」は非常に強力な機能ですが、時には形式の変更だけを承認したい場合があります。この記事では、VBAコードを使う方法と表示マーク機能を使う方法を紹介しました。どちらも簡単で効率的な方法なので、状況に応じて使い分けてください。形式の変更履歴をピンポイントで承認することで、文書の体裁を素早く整え、他の重要な変更履歴を保ったまま作業を進めることができます。
ぜひ、この方法を試して、Wordでの文書作成をもっと効率よく、スムーズに行ってください！
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