Word文書の変更を確認したいけれど、どこを見ればいいのかわからない。そんな悩みを抱えるあなたに、必見の「Word文書比較」技術を徹底解説します！この記事では、ただの比較機能の使い方だけでなく、知られざるテクニックや実務に役立つポイントを豊富に紹介。これを読めば、もう変更点を見逃すことはありません！
Word文書比較とは？変更履歴を見逃さず、瞬時に把握する方法
Wordのイメージ
文書の編集を進めていくうちに、どこが変更されたのか確認することが重要な場面は多いです。例えば、複数の人と共同で作業を進めている場合や、上司から修正された文書を受け取ったときなどです。変更点を効率よく把握する方法として、Microsoft Wordの「文書比較」機能は非常に有用です。この機能を使うことで、変更前と後の文書を簡単に比較し、どこがどのように変更されたかを一目で確認できます。
Word文書比較の基本的な使い方
Word文書比較を使うことで、文書の変更点を視覚的に把握することができます。まずは基本的な使い方からご紹介します。
比較する文書を用意し、Wordを開く
まず、比較したい文書2つを準備します。1つは「元の文書」、もう1つは「変更後の文書」です。
「校閲」タブを開く
Wordを開いたら、上部のタブから「校閲」タブを選択します。
「比較」機能を使う
「校閲」タブ内の「比較」ボタンをクリックし、「比較文書の2つの版を比較します」を選択します。
比較する文書を選択する
表示されたダイアログボックスで、比較したい「元の文書」と「変更後の文書」をそれぞれ指定します。
結果を確認する
「OK」をクリックすると、変更点が赤色で強調表示された新しい文書が表示されます。これで、どこが変更されたのかを一目で確認できます。
Word文書比較の便利な活用法
基本的な使い方をマスターした後は、さらに便利な使い方を知っておくと、作業が格段に効率化します。
変更履歴が記録されていない場合も確認できる！
「変更履歴が記録されていない」とき、文書が変更された部分がわからず、困った経験はありませんか？実は、Wordの「比較」機能を使うことで、たとえ変更履歴が記録されていなくても、どこが変更されたのかを確認することができます。この方法は非常に役立つため、ぜひ覚えておきましょう。
複数の編集者による変更を比較する方法
複数の編集者が変更を加えた文書を1つにまとめたい場合も、Word文書比較が役立ちます。この場合、「組み込み」機能を使うことで、異なる編集者による変更を1つの文書に統合することができます。
変更点を視覚的にわかりやすく表示する方法
変更点をより視覚的にわかりやすく表示するために、比較結果の「表示方法」を変更することができます。例えば、「元の文書」と「変更後の文書」を並べて表示する方法や、変更点をコメントとして表示する方法などがあります。これにより、文書の変更点を細部まで確認することができます。
Word文書比較に関する疑問解決
ここでは、Word文書比較機能に関するよくある質問とその解決策を紹介します。
Q1: 変更履歴が表示されない場合の対処法は？
変更履歴が正しく表示されない場合は、まず「比較」機能を使って、変更された部分を確認しましょう。それでも解決しない場合は、文書の設定や保存方法に問題がある可能性があります。設定を再確認することをおすすめします。
Q2: 複数の編集者が行った変更をまとめる方法は？
複数の編集者が行った変更を1つの文書にまとめたい場合、「組み込み」機能を使いましょう。これにより、複数の文書を1つに統合することができます。
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まとめ
Word文書の比較機能を活用することで、変更点を効率よく確認でき、作業の効率化が図れます。また、変更履歴が記録されていない場合でも、比較機能を使うことで、変更された部分を確実に把握することができます。複数の編集者による変更も簡単にまとめることができ、よりスムーズに作業を進めることができます。この記事で紹介した方法を使いこなすことで、あなたのWord文書作業はさらに効率的で精度の高いものになるでしょう。
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