Wordで文書を修正したり、校正を重ねていくうちに、「どこが変わったのか？」と悩んだことはありませんか？特に複数の人が関わる文書作成の場面では、編集履歴を管理するのが大変ですよね。しかし、そんな悩みを解決できるのが、Wordの「文書比較」機能です。
「比較機能」を使えば、2つの文書の違いを簡単に把握でき、変更点を色分けで視覚的に確認できます。これにより、効率よく校正作業を進めることができ、重要な変更を見逃す心配もなくなります。本記事では、このWordの「文書比較」機能を最大限に活用する方法を、わかりやすく解説します。仕事や学校で文書の校正に関わる方必見です！
Word文書比較機能の基本とその重要性
Wordのイメージ
Wordの文書比較機能は、異なるバージョンの文書を並べて、どこに変更があったのかを一目で確認できるツールです。この機能を活用することで、効率的な校正作業が可能になります。特に複数のバージョンがある文書を管理する際に大いに役立ちます。例えば、クライアントやチームメンバーが行った修正を確認する際、手動で見比べることなく、簡単に違いを把握できます。
これによって時間を節約でき、変更点を見逃すことなく、素早く高品質な文書作成が実現できます。
文書比較のメリット
- 効率化手動でチェックする手間が省け、作業時間を短縮できます。
- 視覚的な確認変更された部分が色分けされるので、視覚的に違いが一目でわかります。
- 誤差の削減目視での確認だけでは見逃しがちだった変更も確実に把握できます。
Wordでの文書比較手順
では、実際にWordの「文書比較」機能を使って、2つの文書を比較する方法を紹介します。たった数ステップで簡単に操作できるので、初心者でも安心して使える機能です。
- 「校閲」タブを選択Wordを開いたら、上部メニューの「校閲」タブをクリックします。
- 「比較」ボタンをクリック次に、「比較」ボタンを選びます。すると、複数の選択肢が表示されます。
- 「文書の比較」を選択その中から「文書の比較」を選ぶと、比較対象を選べる画面が表示されます。
- 比較元文書を選択まず、「元の文書」のファイルを選択します。ファイル選択ダイアログボックスが表示されるので、比較元の文書を選びます。
- 比較先文書を選択次に、「変更された文書」のファイルを選択します。こちらも同様にダイアログボックスが表示されるので、比較先の文書を選びます。
- 「OK」をクリック比較対象の文書を選択したら、「OK」ボタンをクリックして比較を開始します。
これで、2つの文書の違いが一目でわかる「変更履歴」や「比較結果」が表示されます。
Word文書比較の応用テクニック
ただ比較するだけではなく、さらに効率的に文書管理を行いたい場合には、いくつかの追加機能を活用することができます。これらのテクニックを駆使することで、より高度な比較作業が可能になります。
変更履歴の表示方法
Wordでは、変更された部分がどのように修正されたのかを詳細に表示することができます。具体的には、追加されたテキストは下線が引かれ、削除されたテキストは取り消し線が表示されます。これにより、どの部分が変更されたのかを明確に把握できます。
比較結果のカスタマイズ
Wordの「文書比較」機能では、比較結果をカスタマイズすることも可能です。例えば、変更箇所の強調表示を変更したり、比較結果を別の形式（PDFやHTML）で保存したりすることができます。これにより、文書の管理がさらに便利になります。
Word文書比較に関する疑問解決
ここでは、読者が抱えやすい「Word文書比較」に関する疑問にお答えします。
Q1: Wordで比較した文書を他の人と共有する方法は？
Wordで比較した結果を他の人と共有したい場合、「比較結果文書」を保存して送信できます。また、PDF形式で保存すれば、相手がWordを持っていなくても確認できるので便利です。
Q2: 「文書の比較」機能は、どのバージョンのWordで使用できますか？
「文書の比較」機能は、Microsoft Word 2013以降のバージョンで使用できます。それ以前のバージョンでは利用できないため、最新バージョンへのアップデートを検討するのも一つの方法です。
Wordのことまだまだ分からない！どうしたらいい？
Wordのことがわからないから「もっと知りたい！」って方は、当サイト「となりのパソコン・スマホ教室」にヒントが必ずあります。
当サイトはパソコンやスマートフォンに関する「あなたのわからない」を解決するためのサイトです。
初心者がぶつかるであろう悩みや専門的な記事など毎日更新しています。
なので、あなたの悩みを解決する糸口がきっとあります！
下記のリンクからそれを探し出してください！Word関係の記事は下記のリンクから見ることができます。
Wordの記事一覧はこちらからご覧いただけます
って言うのはちょっと乱暴でしたね。記事を１つ１つ探していたら時間かかりますもんね。
上記のリンク以外にも下記の検索ボックスにキーワードを入力してもらえれば、すっとあなたが悩んでいることを解決できる記事を探し出すことができますので、そちらをご活用ください。
まだ記事がない場合や自分の悩みを解決できない場合は、公式LINEから質問をしていただくか、本記事のコメント欄に書いていただくかしていただければ返信させていただきます。
1人1人悩みは違いますからね。
公式LINEの方が確認するのも返信も早いので、LINEから質問を飛ばしてもらえると助かります。
あと宣伝ですが、新しくAI情報に特化した「生成AIニスト(https://m32006400n.com)」というサイトを立ち上げましたのでChatGPTやGoogle Geminiをはじめとした生成AIの情報を知りたいという方はそちらも是非ご覧いただけたら幸いです。
今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」
あなたはこんな経験はありませんか？
✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦
平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。
LINEでメッセージを送れば即時解決！
すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。
最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。
誰でも無料で使えますので、安心して使えます。
問題は先のばしにするほど深刻化します。
小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。
あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。
ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
Wordの「文書比較」機能を使えば、複数の文書の違いを簡単に把握でき、効率的に校正作業を進めることができます。これを活用することで、誤りを減らし、より高品質な文書を作成できるようになります。
実際に使ってみることで、その便利さを実感できるはずです。ぜひ、次回文書を作成する際には、この機能をフル活用して、作業を効率化しましょう！
コメント