Teamsのデータ保持設定を適切に管理できていますか？知らずにデータが削除されてしまうリスクや、業務に影響を与える可能性があることを見逃している企業も多いです。今回は、Teamsデータの保持期間に関する重要な事実を解説し、実際に役立つアドバイスをお届けします。これで、企業内のデータ管理をより効率的に行い、コンプライアンスにも対応できるようになるはずです。
Teamsデータ保持の基本ポリシーとラベルの理解
Teamsのイメージ
アイテム保持ポリシーと保持ラベルの違い
Teamsでのデータ保持には、アイテム保持ポリシーと保持ラベルの2つの重要な設定があります。まずはその違いを押さえましょう。
* アイテム保持ポリシーは、特定のコンテンツに対して全体的な保持期間を設定するもので、組織のポリシーとして適用されます。
* 一方、保持ラベルは、アイテムレベルで個別の保持設定を行うもので、ユーザーがコンテンツに手動でラベルを適用したり、システムが自動でラベルを付けることができます。
この2つの設定は、それぞれ異なる場面で活用されるため、両者の違いを理解することが非常に重要です。
どんなデータに保持ポリシーを適用すべきか
Teams内で保持すべきデータにはいくつかのカテゴリーがあります。具体的には以下のデータに対して保持ポリシーを設定することが一般的です。
- 業務関連の会話プロジェクトの進行状況や意思決定を記録したチャットなど
- 重要なファイル契約書や会議資料など、法的に保存が求められる資料
- セキュリティ違反や訴訟に関わるデータ訴訟対応やコンプライアンスに関わるデータ
これらのデータは、業界の規制や<バ>内部ポリシーに基づいて適切に保持期間を設定する必要があります。
Teamsデータ保持期間具体的な設定方法と実用的アドバイス
アイテム保持ポリシーの設定方法
Teamsのデータ保持ポリシーは、Microsoft 365の管理センターから設定できます。以下は、基本的な設定手順です。
- Microsoft 365管理センターにログイン
- 「コンプライアンスセンター」＞「データ保持」＞「保持ポリシー」を選択
- 新しいポリシーを作成し、適用する場所を選定
- 保持期間の設定と削除オプションを決定
- 適用範囲を確認してポリシーを保存
このように、保持ポリシーを正しく設定することで、組織内の重要なデータを効率よく管理できます。
自動適用ラベルで保持設定を効率化
自動ラベル付け機能を使うことで、手動でラベルを設定する手間を減らし、特定の条件に基づいて自動的に保持ポリシーを適用できます。これにより、重要なデータの保持設定が漏れなく適用され、コンプライアンス違反を防げます。
例えば、特定のキーワードが含まれるチャットやファイルに「機密」ラベルを自動的に適用する設定が可能です。
Teamsデータ保持期間に関する疑問解決
Q1: 保持ポリシーの設定に時間がかかる？
保持ポリシーの設定自体は、少し手間がかかりますが、正しい手順で進めることで、効率的に設定できます。また、定期的にポリシーをレビューすることで、常に最新の規制に準拠した管理ができます。
Q2: 保持期間終了後、データはどうなるのか？
保持期間が終了すると、データは自動的に削除されるか、指定された処理が実行されます。削除後もデータの復元が可能な期間が設けられている場合もありますので、削除後の操作には注意が必要です。
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まとめ
Teamsデータ保持期間の管理は、コンプライアンスやリスク管理の観点から非常に重要です。アイテム保持ポリシーと保持ラベルをうまく使い分け、業務に役立つデータを適切に管理しましょう。設定後は、定期的にポリシーの内容を確認し、最新の状況に合わせて調整することが大切です。
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