Microsoft Teamsは、ビジネスシーンで非常に便利なコミュニケーションツールとして広く使用されています。しかし、普段の使用では気づきにくい「検索」の制限や、特定のユーザーのメッセージを簡単に検索できないといった悩みがあるのも事実です。特に、退職者や長期休職者のチャット履歴を確認したい場合、通常の方法では検索できません。そのため、必要な情報にアクセスする方法を知っておくことが重要です。
本記事では、「Teams メッセージ 検索 できない」という悩みを解決するため、Microsoft Purviewの「コンテンツ検索」機能を駆使して、管理者権限を活用し、過去のTeamsチャットメッセージを簡単に検索・確認する方法をご紹介します。これで、引き継ぎの不十分さや業務の確認がスムーズに行えます。
Teams メッセージ検索ができない理由とその解決策
Teamsのイメージ
Teamsでメッセージが検索できない理由は、大きく分けて以下の2つに集約されます。
1. Teamsの設定上、ユーザー自身しかメッセージにアクセスできない
Microsoft Teamsでは、セキュリティとプライバシー保護の観点から、ユーザー自身のメッセージしか確認できない設計になっています。管理者でも他のユーザーのメッセージを直接検索することはできません。
2. 通常の検索機能では過去のデータを完全に取得できない
標準的な検索機能では、過去のチャットメッセージが完全に検索できないことが多いため、特定の情報を見逃してしまうことがあります。
これらの問題を解決するには、管理者権限を使用してMicrosoft Purviewを活用する方法が最も効果的です。このツールを使うことで、検索できないという壁を突破できます。
Microsoft Purviewを使ったTeamsメッセージ検索のステップ
Microsoft Purviewの「コンテンツ検索」機能を活用すれば、退職者や休職者のTeamsメッセージにもアクセスできるようになります。ここでは、具体的な手順を紹介します。
ステップ1Microsoft Purviewの設定
まず、Microsoft 365管理センターにアクセスし、必要な設定を行います。
- グローバル管理者権限が付与されたアカウントでMicrosoft 365管理センターにログインします。
- 「Microsoft Purview」をクリックし、「設定」オプションを選択します。
- 「役割とスコープ」の設定で「eDiscovery Manager」にチェックを入れます。
- 「編集」ボタンをクリックし、必要な役割を設定します。
- 設定が完了したら「次へ」をクリックして、役割設定を保存します。
ステップ2ユーザーの選択と検索権限の付与
次に、検索対象となるユーザーの権限を設定します。
- 「eDiscovery Manager」の権限を持つアカウントでMicrosoft Purviewを開きます。
- 「すべてのソリューションを表示」を選択し、「電子情報開示」オプションをクリックします。
- 「Content Search」を選択し、「検索の作成」をクリックします。
- 検索名と説明を設定し、「作成」をクリックします。
- 検索対象となるユーザーにチェックを入れて、「管理」をクリックします。
- 「メールボックス」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。
ステップ3検索クエリの作成
検索を効率的に行うためには、クエリを適切に設定することが重要です。
- 「＋条件を追加」のプルダウンメニューから「Key QL」を選択します。
- 以下のように入力します「kind:microsoftteams」
- 必要に応じて「AND キーワード」や「期間指定」を追加します。
- 設定が完了したら「クエリの実行」をクリックして、検索結果を確認します。
ステップ4PSTファイルとしてエクスポート
検索結果が表示されたら、PSTファイルとしてエクスポートし、Outlookで確認できるようにします。
- 「エクスポート」を選択し、エクスポート名を設定します。
- 「メッセージのPSTを作成する」オプションが選択されていることを確認し、「エクスポート」をクリックします。
- 処理が完了すると、「状態」が「完了済み」になります。その後、エクスポートしたファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたPSTファイルをOutlookで開き、Teamsのチャットデータを確認します。
Teamsメッセージの確認方法と注意点
PSTファイルとしてエクスポートされたTeamsのチャットは、通常のTeams表示とは異なり、Outlook形式で表示されます。この形式では、チャットの流れや表示方法が変わり、少し見づらくなることがあります。しかし、この方法が最も確実で、過去のメッセージを確認できる手段となります。
もしより自然な形で確認したい場合は、対象ユーザーのTeamsアカウントに再度ライセンスを適用し、そのユーザーとして直接Teamsにログインして確認するのが一番簡単です。
よくある質問
Q1: Microsoft Purviewを使うにはどのライセンスが必要ですか？
コンテンツ検索を実行するには、管理者と対象ユーザーの両方にExchange Onlineのライセンスが必要です。ライセンスがない場合、検索対象として指定してもデータを取得することができません。
Q2: チャット内容の確認方法に違いはありますか？
検索結果はPSTファイルとしてエクスポートされ、Outlookで確認できますが、Teamsの見た目とは異なるため、少し読みづらくなることがあります。より直感的に確認したい場合は、対象のユーザーでTeamsにログインして直接確認する方法をお勧めします。
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まとめ
Microsoft Teamsのチャットメッセージを検索できないという課題を解決する方法として、Microsoft Purviewの「コンテンツ検索」機能を活用することが非常に有効です。これにより、退職者や休職者の業務内容を効率よく確認でき、引き継ぎの不十分さや業務の確認がスムーズに行えます。ぜひ、この記事の手順を参考にして、必要な情報を確実に手に入れてください。
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