Microsoft Teamsのインターフェース（UI）変更が、2025年11月に実施されました。この変更には多くの機能追加や改善が含まれていますが、実際にどのように活用すれば効果的か、そしてその影響がデータ保護にどのように関係するかを理解している方は少ないかもしれません。この記事では、Teamsの仕様変更によって仕事の効率がどう改善されるのか、そしてそれに伴うセキュリティリスクやデータ保護の重要性について、徹底的に解説します。これを読めば、仕様変更に対応するだけでなく、セキュリティ面でも抜かりなく備えることができるようになります。
Teams仕様変更とは？新機能とそのメリット
Teamsのイメージ
Teamsは、2025年11月にユーザーインターフェース（UI）の大幅な変更を行いました。これまでのUIでは、複数のタブを切り替えて情報を確認する必要がありましたが、新しいUIでは、すべての情報を一つの画面で見ることができるようになり、業務の効率化が期待されています。主な変更点は以下の通りです。
一画面で「チャンネル」や「チャット」の表示
これまでは、チャンネルとチャットをタブで切り替えて確認していましたが、今後はひとつの画面で両方の情報を確認できます。これにより、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
個別のUI管理が可能に
従来のように管理者が全員のUIを一括変更するのではなく、ユーザー自身が自分の使いやすいビューを選択できるようになりました。これにより、各メンバーの業務スタイルに合わせたカスタマイズが可能になり、より効率的に作業を進めることができます。
新しいフィルター機能で情報の検索が簡単に
「未読」「チャット」「チャネル」などの新しいフィルター機能が実装され、複数の条件でメッセージを絞り込んで検索できるようになりました。これにより、重要なメッセージを迅速に見つけ出すことができ、業務効率が大幅に向上します。
「@メンション ビュー」でメンションの管理が簡単に
複数のチャットやチャンネルで行われた「@メンション」を一画面で確認できるようになりました。これにより、自分宛の重要なメッセージを見逃すことなく把握できます。
Teams UI変更後のデータ保護変更点と重要な注意点
新しいUIの使い勝手が向上した一方で、Teams上にアップロードされたファイルやデータの保存場所、そしてそれらのデータがどこで管理されるかについては、しっかりと理解しておく必要があります。ここでは、Teamsでやり取りされたデータがどこに保存されるのか、どのように保護すべきかを解説します。
チームやチャネルのデータ保存先はSharePoint
チームやチャネルでやり取りしているデータは、背後で紐づいているSharePointに保管されます。ただし、個人チャットで添付されたファイルは、送信者のOneDriveに保存されるため、退職した場合などのアカウント削除後にデータが消失するリスクがあります。
OneDriveとExchange Onlineによるデータ保存
個人チャットに添付されたファイルは、送信者のOneDrive領域に保管されるため、その人が退職した場合にはファイルが消失する可能性があります。チャットメッセージ自体はExchange Onlineに保管され、録画データは会議主催者のOneDriveに保存されます。
退職者のデータ消失リスク
退職者がアップロードしたファイルは、その人のアカウントが削除されると、30日後には消失してしまいます。このため、退職者のデータが後から必要になった場合、復元作業が非常に面倒になります。事前にバックアップを取っておくことが重要です。
Teams 仕様変更後に試すべきデータ保護の実践法
新しいUIを最大限に活用するためには、データ保護を徹底的に行う必要があります。ここでは、Teams仕様変更後に実践すべきデータ保護のポイントについて解説します。
定期的なバックアップの実施
Teamsのデータは非常に多く、重要な情報が日々蓄積されています。退職者のアカウント削除や、予期せぬ障害が発生した場合に備え、定期的にデータのバックアップを取ることが不可欠です。AvePointなどのバックアップソリューションを活用することで、データ消失のリスクを最小限に抑えることができます。
ファイル管理の意識を高める
Teamsでやり取りされるファイルやデータの管理は、全員が意識して行うことが求められます。特に、重要なファイルは個人OneDriveに保存されることが多いため、チーム全体でファイル管理のルールを徹底し、データの安全性を確保することが重要です。
SharePointやOneDriveのアクセス管理
ファイルのアクセス権限を適切に管理し、不要な人にアクセスを許可しないように設定することが、セキュリティの向上につながります。特に、退職者や退職予定のスタッフが関与したデータについては、適切なアクセス管理を行い、不要なリスクを回避しましょう。
よくある質問
Q1: TeamsのUI変更後、どのように自分のビューをカスタマイズできますか？
UI変更後、ユーザーは自分の好きなスタイルにビューをカスタマイズできます。例えば、よく使うチャットやチャンネルを「お気に入り」として登録し、グループごとにセクション分けをすることができます。これにより、業務に合わせた最適なビューを作成できます。
Q2: Teamsのデータはどこに保存されるのですか？
Teamsでやり取りされたデータは、基本的にSharePointに保存されます。個別のチャットデータはOneDriveに保存され、送信者が退職した場合にはファイルが消失するリスクがあるため、バックアップの実施が推奨されます。
Q3: 退職者のTeamsデータを復元する方法はありますか？
退職者のデータは、30日間はOneDriveの領域に残りますが、それを過ぎると削除されてしまいます。復元作業には時間と手間がかかるため、定期的にバックアップを取ることが最も効果的です。
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まとめ
TeamsのUI変更は、業務効率を大幅に向上させるチャンスですが、それに伴うデータ保護の重要性を見逃してはいけません。新しいUIの機能を活用し、データの管理とバックアップを徹底することで、チームの作業環境をより安全かつ効率的に整えることができます。Teamsのデータ保護を見直し、最新のバックアップツールを導入することが、将来のトラブルを未然に防ぐ最善策となります。
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