皆さん、こんにちは。今日は、パワーポイントの資料を他の人に見せたいけれど、内容を変更されたくない、そんなときに役立つ「閲覧のみ」の設定方法についてお話しします。パソコンやスマホの操作がちょっと苦手な方でも大丈夫。わかりやすく説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。
はじめにパワーポイントの「閲覧のみ」とは？
PowerPointのイメージ
まず、「閲覧のみ」とは何でしょうか。これは、他の人があなたのパワーポイント資料を開いても、内容を変更できないようにする設定のことです。例えば、社内で共有する資料や、クライアントに見せるプレゼン資料など、内容を守りたいときに便利です。
パワーポイントを閲覧のみに設定する方法
では、具体的な設定方法を見ていきましょう。いくつかの方法がありますので、順番にご紹介します。
1. ファイルを「読み取り専用」に設定する
この方法では、ファイル自体を「読み取り専用」に設定します。以下の手順で行います。
- パワーポイントのファイルを右クリックし、「プロパティ」を選択します。
- 「全般」タブの「属性」にある「読み取り専用」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
これで、ファイルを開いた人は内容を閲覧することはできますが、上書き保存ができなくなります。
2. パスワードを設定して編集を制限する
もう一つの方法は、パスワードを設定して編集を制限する方法です。
- パワーポイントで該当のファイルを開き、左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 「名前を付けて保存」を選択し、「参照」をクリックします。
- 「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、右下の「ツール」をクリックし、「全般オプション」を選択します。
- 「全般オプション」ウィンドウで、「書き込みパスワード」の欄にパスワードを入力し、「OK」をクリックします。
- 再度パスワードを入力して確認し、「保存」をクリックします。
これで、ファイルを開く際にパスワードが求められ、正しいパスワードを入力しないと編集ができなくなります。閲覧だけを許可したい場合に有効です。
3. 「最終版」としてマークする
この方法では、ファイルを「最終版」としてマークし、編集を控えるよう促します。
- パワーポイントでファイルを開き、「ファイル」タブをクリックします。
- 「情報」を選択し、「プレゼンテーションの保護」をクリックします。
- 「最終版にする」を選択し、確認メッセージが表示されたら「OK」をクリックします。
これで、ファイルを開いた際に「最終版」と表示され、編集が抑制されます。ただし、この設定は解除可能であり、完全な編集防止策ではありません。
パワーポイントがインストールされていない場合の閲覧方法
パワーポイントがインストールされていない場合でも、以下の方法でファイルを閲覧することができます。
- PowerPoint Mobileを利用する: Windows 10のユーザーは、Microsoft Storeから無料の「PowerPoint Mobile」アプリをダウンロードして、ファイルを閲覧できます。
- PowerPoint Onlineを利用する: Microsoftのアカウントを持っていれば、Webブラウザ上で「PowerPoint Online」を利用して、ファイルの閲覧や簡単な編集が可能です。
- スマートフォンやタブレットのアプリを利用する: iOSやAndroid向けの無料のPowerPointアプリをダウンロードして、モバイルデバイスでファイルを閲覧できます。
これらの方法を活用すれば、パワーポイントが手元のデバイスにインストールされていなくても、ファイルを確認することができます。
よくある質問や疑問
パワーポイントの「読み取り専用」を解除するにはどうすれば良いですか？
「読み取り専用」を解除するには、以下の手順を行います。
- 該当のパワーポイントファイルを右クリックし、「プロパティ」を選択します。
- 「全般」タブの「属性」にある「読み取り専用」のチェックを外し、「OK」をクリックします。
これで、ファイルは再び編集可能な状態になります。
パスワードを忘れてしまった場合、ファイルを編集する方法はありますか？
パスワードを忘れてしまった場合、正規の方法でファイルを編集することは難しいです。パスワード管理には十分注意し、忘れないようにしましょう。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、パワーポイントのファイルを「閲覧のみ」に設定する方法についてご紹介しました。大切な資料を守るために、ぜひこれらの方法を活用してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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