PowerPointで「代替テキスト」を設定する方法｜初心者でもできる簡単ガイド

PowerPointでプレゼンテーションを作成していると、「代替テキスト」という言葉を耳にすることがあるかもしれません。「代替テキストって何だろう？」「どうやって設定するの？」と感じている方も多いのではないでしょうか。

実は、代替テキストは視覚に障がいのある方がスライドの内容を理解するために重要な役割を果たします。特に、画像や図形、グラフなどのビジュアル要素には、代替テキストを設定することで、スクリーンリーダーを使っている方でも内容を把握できるようになります。

今回は、PowerPointでの代替テキストの設定方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。操作手順を一緒に見ていきましょう。

代替テキストとは？

PowerPointのイメージ

代替テキスト（Altテキスト）とは、画像や図形などのビジュアル要素に対して、その内容を文字で説明するものです。視覚に障がいのある方がスクリーンリーダーを使って文書を読む際、この代替テキストがあると、画像の内容を音声で理解することができます。

例えば、家族写真の場合、「家族全員がリビングで笑顔で座っている様子」といった具体的な説明が適切です。このように、代替テキストを設定することで、より多くの人に情報を伝えることができます。

PowerPointで代替テキストを設定する方法

PowerPointで代替テキストを設定するのはとても簡単です。以下の手順で設定できます。

例えば、家族写真の場合、「家族全員がリビングで笑顔で座っている様子」といった具体的な説明が適切です。このように、代替テキストを設定することで、視覚に障がいのある方でも内容を理解できるようになります。

代替テキストの自動生成機能

PowerPointには、画像を挿入した際に自動で代替テキストを生成する機能があります。これを利用すると、手動で入力する手間を省けます。

自動生成された代替テキストは、画像を挿入した時点で表示されます。生成されたテキストが適切であれば、「承認」ボタンをクリックしてそのまま使用できます。内容を編集したい場合は、「編集」ボタンをクリックして修正できます。

この機能を利用するには、PowerPointのオプションで「代替テキストの自動生成」をオンにする必要があります。設定方法は以下の通りです。

これで、画像を挿入した際に自動で代替テキストが生成されるようになります。ただし、自動生成されたテキストが必ずしも適切とは限りませんので、内容を確認し、必要に応じて編集してください。

代替テキストを設定する際のポイント

代替テキストを設定する際には、以下のポイントを意識しましょう。

• 簡潔に、かつ正確に内容を説明する代替テキストは1〜2文程度で、画像の内容をわかりやすく伝えることが大切です。
• 不要な情報や過度な詳細は避ける代替テキストは必要な情報だけを含め、簡潔にまとめましょう。
• 文字だけで、視覚的な要素を正確に表現する色や形状、配置など、視覚的な要素を文字で正確に伝えることが重要です。

例えば、グラフの場合、「売上高の推移」などといった簡潔でわかりやすい説明が理想です。このように、代替テキストを設定することで、視覚に障がいのある方でも内容を理解できるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: 代替テキストはすべての画像に設定すべきですか？

はい、可能な限りすべての画像に代替テキストを設定することが推奨されます。特に、視覚障害者が内容を理解できるようにするために、画像や図表を使用している場合は必ず代替テキストを設定しましょう。

Q2: 代替テキストの入力内容に制限はありますか？

代替テキストは内容を簡潔に伝えることが重要です。長すぎる説明は、逆に理解を妨げることがあるので注意が必要です。理想的には、画像の内容を1〜2文程度で簡潔に説明します。

Q3: 代替テキストを設定した後、確認する方法はありますか？

設定した代替テキストが正しく機能しているかを確認する方法として、スクリーンリーダーを使ってプレゼンテーションを確認することができます。また、PowerPointの「アクセシビリティチェック」を使用して、代替テキストが設定されていない項目を検出することもできます。

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まとめ

PowerPointでの代替テキストの設定は、視覚に障がいのある方がスライドの内容を理解するために重要な役割を果たします。画像や図形、グラフなどのビジュアル要素には、代替テキストを設定することで、より多くの人に情報を伝えることができます。設定方法は簡単で、初心者の方でもすぐに実践できます。

ぜひ、プレゼンテーションを作成する際には、代替テキストの設定を忘れずに行い、より多くの人に情報を伝える工夫をしてみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。