PowerPointで資料作成を効率化！初心者でもできる生産性向上のコツ

「PowerPointで資料を作るのが遅くて困っている」「見栄えが悪くて伝わりにくい」と感じている方へ。実は、ちょっとした工夫で資料作成の時間を大幅に短縮し、見やすく伝わりやすい資料を作ることができます。特に、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方でも、すぐに取り入れられる方法をご紹介します。

資料作成の時間を短縮する3つのポイント

PowerPointのイメージ

PowerPointには、よく使う機能を「クイックアクセスツールバー」に追加することができます。これにより、何度も同じ操作を繰り返す手間を省けます。

例えば、「新しいスライドの追加」や「フォントの変更」など、頻繁に使う機能を登録しておくと、作業がスムーズに進みます。

キーボードのショートカットキーを覚えると、マウスを使うよりも速く操作できます。

例えば、スライドを追加するには「Ctrl + M」、コピーするには「Ctrl + C」、貼り付けるには「Ctrl + V」を使います。

これらのショートカットキーを覚えることで、作業効率が格段にアップします。

PowerPointには、あらかじめデザインされたテンプレートが豊富に用意されています。これらを活用することで、資料の見栄えを良くし、作成時間を短縮できます。

例えば、タイトルスライドや箇条書きのスライドなど、用途に応じたテンプレートを選ぶと、統一感のある資料が簡単に作成できます。

1枚のスライドに複数の情報を詰め込むと、伝わりにくくなります。「ワンスライド、ワンメッセージ」の考え方を取り入れ、1枚のスライドには1つのメッセージを伝えるようにしましょう。

資料のフォントは、読みやすさを重視して選びましょう。特に、ユニバーサルデザインフォント（UDフォント）など、誰にでも読みやすいフォントを使用すると良いです。

色を多く使いすぎると、資料がごちゃごちゃして見えます。色は3色以内に抑え、強調したい部分だけに色を使うようにしましょう。

はい、大丈夫です。PowerPointは直感的に操作できるように設計されています。最初は基本的な機能から始め、少しずつ慣れていきましょう。

最初はよく使うものから覚えていきましょう。例えば、「Ctrl + M」でスライドを追加する、「Ctrl + C」でコピーするなど、日常的に使うものから始めると良いです。

いいえ、テンプレートを使っても、自分なりのアレンジを加えることで、オリジナルの資料を作成できます。色を変えたり、フォントを変えたりすることで、個性を出すことができます。

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PowerPointでの資料作成は、ちょっとした工夫で効率化できます。よく使う機能をすぐに使えるようにしたり、ショートカットキーを覚えたり、デザインテンプレートを活用したりすることで、作業時間を短縮し、見栄えの良い資料を作成できます。

最初は少しずつ取り入れていき、慣れていきましょう。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。