PowerPointでプレゼンテーションを行う際、スライドだけでは伝えきれない情報や、発表者自身のメモを活用するために、「配布資料」や「ノート」の機能が非常に役立ちます。これらの機能を上手に使うことで、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。今回は、これらの機能の使い方と活用方法について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
配布資料とは？
PowerPointのイメージ
配布資料は、プレゼンテーション中に聴衆に配布するための資料です。通常、スライドのサムネイルとその下にメモ欄が配置されており、聴衆がメモを取るためのスペースも確保されています。これにより、プレゼンテーションの内容を後で振り返る際に便利です。
配布資料の印刷方法
配布資料を印刷するには、以下の手順を踏みます
- PowerPointを開き、対象のプレゼンテーションを選択します。
- 「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。
- 「設定」セクションで、「配布資料」を選択します。
- 1ページあたりに印刷するスライドの枚数を選びます。例えば、3スライド、6スライドなどがあります。
- 印刷プレビューで内容を確認し、「印刷」をクリックします。
これで、配布資料として印刷されたスライドとメモ欄が含まれた資料が作成されます。
ノート機能とは？
ノート機能は、発表者がスライドごとにメモを追加できる機能です。これにより、発表時にスライドの内容を補足する情報や、話すべきポイントを確認することができます。
ノートの追加方法
ノートを追加するには、以下の手順を踏みます
- PowerPointを開き、対象のスライドを選択します。
- 画面下部の「ノート」セクションをクリックします。
- 表示されたノート欄に、発表時のメモやポイントを入力します。
これで、各スライドに対してノートが追加されます。
発表者ビューでノートを表示する方法
発表者ビューを使用すると、発表者の画面にのみノートが表示され、聴衆にはスライドのみが表示されます。これにより、発表者はスライドを見ながらメモを確認することができます。
発表者ビューを使用するには、以下の手順を踏みます
- PowerPointを開き、「スライドショー」タブをクリックします。
- 「モニター」セクションで、「発表者ツールを使用する」にチェックを入れます。
- プレゼンテーションを開始すると、発表者ビューが表示されます。
これで、発表者の画面にのみノートが表示され、聴衆にはスライドのみが表示されます。
配布資料とノートをWordにエクスポートする方法
PowerPointの「配布資料の作成」機能を使用すると、スライドとノートをWord文書としてエクスポートできます。これにより、印刷や配布が容易になります。
エクスポートするには、以下の手順を踏みます
- PowerPointを開き、「ファイル」タブをクリックします。
- 「エクスポート」を選択し、「配布資料の作成」をクリックします。
- 「Microsoft Wordに送る」ダイアログボックスが表示されます。
- 「スライド横のノート」など、希望するレイアウトを選択します。
- 「OK」をクリックすると、Wordが起動し、スライドとノートがエクスポートされます。
これで、Word文書として配布資料とノートが作成されます。
よくある質問や疑問
Q1. ノートを印刷する際、文字が小さくて読みにくい場合はどうすればよいですか？
ノートの文字サイズを変更するには、「表示」タブから「ノートマスター」を選択し、ノートのフォントサイズを調整します。これにより、印刷時の文字サイズが変更され、読みやすくなります。
Q2. 配布資料にスライド番号を追加する方法はありますか？
配布資料にスライド番号を追加するには、「表示」タブから「配布資料マスター」を選択し、スライド番号を挿入します。これにより、配布資料にスライド番号が表示されます。
Q3. 配布資料をWordにエクスポートする際、レイアウトを変更することはできますか？
はい、Wordにエクスポートする際に、希望するレイアウトを選択することができます。例えば、「スライド横のノート」や「スライド下のノート」など、目的に応じたレイアウトを選択できます。
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まとめ
PowerPointの「配布資料」と「ノート」機能を活用することで、プレゼンテーションの効果を高めることができます。配布資料は聴衆への資料提供に、ノートは発表者自身のメモとして活用できます。これらの機能を上手に使いこなすことで、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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