オンライン会議で資料を共有する際、Microsoft Teamsの「画面共有」機能はとても便利です。特にPowerPointのプレゼンテーションを行う場合、効果的に活用することで、よりスムーズな進行が可能になります。今回は、初心者の方でもわかりやすく、TeamsでのPowerPoint共有方法を解説します。
TeamsでPowerPointを共有する方法
PowerPointのイメージ
PowerPoint Liveを使った共有
PowerPoint Liveを使用すると、参加者はスライドを自由に前後に進めたり、メモを確認したりできます。発表者はスライドのノートや次のスライドを確認しながら進行できるため、プレゼンテーションがスムーズに進みます。特に、複数の発表者がいる場合や、参加者がスライドを自由に操作できるようにしたい場合に便利です。
OneDriveからPowerPointを共有
事前にOneDriveにPowerPointファイルをアップロードしておくことで、Teams会議中にそのファイルを共有できます。共有方法は以下の通りです
- Teams会議を開始し、「共有」ボタンをクリックします。
- 「PowerPoint」の右に表示される「参照」をクリックします。
- 「OneDrive」を選択し、アップロードしたPowerPointファイルを選択します。
- 「共有」をクリックすると、参加者にスライドが表示されます。
この方法では、参加者はスライドを自由に操作できませんが、発表者はスライドのノートや次のスライドを確認しながら進行できます。
ウィンドウ共有を使った共有
PowerPointをデスクトップアプリで開き、Teamsで「ウィンドウ共有」を選択すると、発表者ツールを利用できます。これにより、スライドのノートや次のスライドを確認しながら進行でき、参加者にはメインのスライドのみが表示されます。
画面共有を使った共有
デスクトップ全体を共有することで、PowerPointのスライドショーを含むすべての操作を参加者に見せることができます。ただし、他のアプリケーションや通知も共有されるため、注意が必要です。
画面共有時の注意点
- 通知の非表示会議中に新着メールやメッセージの通知が表示されると、参加者に内容が見えてしまう可能性があります。会議前に通知をオフにするか、共有中に表示された場合は速やかに消すようにしましょう。
- 音声の共有動画や音楽の音声を共有する場合、「コンピューター サウンドを含む」をオンにすることで、音声も共有できます。音声を共有する際は、参加者にその旨を伝えると親切です。
- 画面の切り替えデスクトップ共有を使用している場合、複数の資料を切り替えながら共有できますが、ウィンドウ共有では一度共有を停止して再度選択する必要があります。
よくある質問や疑問
Q1: PowerPoint Liveを使うと、参加者はスライドを自由に操作できますか？
はい、PowerPoint Liveを使用すると、参加者はスライドを自由に前後に進めたり、メモを確認したりできます。ただし、発表者がスライドの進行を制御することも可能です。
Q2: ウィンドウ共有を使うと、発表者ツールは利用できますか？
はい、ウィンドウ共有を使用すると、発表者ツールを利用できます。これにより、スライドのノートや次のスライドを確認しながら進行できます。
Q3: 画面共有中に通知が表示されないようにするにはどうすればよいですか？
会議前に通知をオフにするか、共有中に表示された場合は速やかに消すようにしましょう。これにより、参加者に意図しない情報が見えることを防げます。
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まとめ
Microsoft Teamsの「画面共有」機能を活用することで、オンライン会議やプレゼンテーションがより効果的に進行できます。PowerPointの共有方法にはいくつかの選択肢があり、目的や状況に応じて最適な方法を選ぶことが重要です。初心者の方でも、これらの方法を試してみて、より快適なオンライン体験を実現してください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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