PowerPointで「変更履歴」を活用する方法｜初心者でもできる資料作成のコツ

PowerPointを使って資料を作成していると、複数人での編集や修正が必要な場面が多くありますよね。そんなときに役立つのが「変更履歴」機能です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、この機能の使い方と活用法をご紹介します。

変更履歴とは？

PowerPointのイメージ

変更履歴とは、プレゼンテーションに加えられた変更内容を記録し、誰が、どの部分を、どのように変更したかを確認できる機能です。これにより、複数人での編集作業でも、変更点を把握しやすくなります。

変更履歴を有効にするには、まずPowerPointをMicrosoft 365アカウントでサインインし、OneDriveやSharePointなどのクラウドストレージにファイルを保存します。これにより、他のユーザーとリアルタイムで共同編集が可能になります。

編集が行われると、スライド上に変更箇所がハイライト表示されます。変更内容を確認するには、該当するスライドを選択し、リボンの「校閲」タブから「変更履歴の表示」をクリックします。すると、変更履歴ウィンドウが表示され、詳細な情報を確認できます。

変更履歴ウィンドウ内で、各変更に対して「承認」または「拒否」の操作が可能です。承認した変更はプレゼンテーションに適用され、拒否した変更は元に戻ります。これにより、最終的な資料の内容を管理できます。

共同編集を行う際は、事前に編集ルールを決めておくとスムーズです。例えば、「タイトルスライドはAさん、グラフはBさんが担当する」など、役割分担を明確にしましょう。

変更履歴と合わせて、コメント機能を活用することで、意図や背景を共有できます。スライド上で右クリックし、「コメントの挿入」を選択すると、コメントを追加できます。

すべての変更が完了したら、変更履歴を確認し、内容に誤りがないか、整合性が取れているかをチェックしましょう。必要に応じて、承認または拒否の操作を行い、最終版を作成します。

変更履歴機能は、Microsoft 365のサブスクリプションが必要です。OneDriveやSharePointを利用してファイルを保存し、共同編集を行うことで使用できます。

はい、変更履歴を無効にするには、ファイルをローカルに保存し、インターネット接続を切断することで、変更履歴機能が無効になります。

コメントは、スライド上での意見や指示を記録するためのもので、変更履歴は実際に加えられた変更内容を記録します。両者を併用することで、より効果的な共同編集が可能です。

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PowerPointの変更履歴機能を活用することで、複数人での資料作成がスムーズになり、効率的に作業を進めることができます。初心者の方でも、基本的な操作を覚えることで、より良い資料作成が可能になります。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。

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