こんにちは！今日は、PowerPoint（パワーポイント）で作成する資料の中でも、特に大切な「提案型」と「説明型」についてお話しします。これらの違いを理解することで、資料作成のスキルがぐんとアップしますよ。
「提案型」と「説明型」の違いとは？
PowerPointのイメージ
まずは、両者の基本的な違いを見てみましょう。
提案型新しいアイデアや改善策を提案する資料
提案型の資料は、相手に新しいアイデアや改善策を提案することを目的としています。例えば、営業の場面で「この商品を導入すれば、御社の業務が効率化できます」といった内容です。
説明型既に決まった内容を詳細に説明する資料
一方、説明型の資料は、すでに決定した内容や進行中のプロジェクトについて、詳細を説明することを目的としています。例えば、プロジェクトの進捗状況や今後のスケジュールなどです。
初心者でもできる！提案型資料の作り方
提案型の資料を作成する際のポイントを、初心者でもわかりやすく解説します。
課題を明確にする
まず最初に、相手が抱えている課題を明確にしましょう。例えば、「業務の効率が悪い」「コストがかかりすぎている」といった具体的な問題を挙げます。
解決策を提案する
次に、その課題を解決するための具体的な方法を提案します。例えば、「新しいソフトウェアを導入することで、作業時間を短縮できます」といった具合です。
メリットを示す
提案した解決策を採用することで、相手にどんなメリットがあるのかを示しましょう。例えば、「作業時間が30%短縮でき、コストも削減できます」といった具体的な数字を示すと効果的です。
説明型資料の作り方のポイント
次に、説明型の資料を作成する際のポイントを見てみましょう。
目的を明確にする
説明型の資料も、まずはその目的を明確にしましょう。例えば、「プロジェクトの進捗状況を報告する」「今後のスケジュールを共有する」といった具体的な目的です。
情報を整理する
次に、伝えるべき情報を整理します。例えば、進捗状況であれば、「完了したタスク」「進行中のタスク」「今後の予定」といった項目に分けて整理するとわかりやすくなります。
視覚的にわかりやすくする
最後に、情報を視覚的にわかりやすくするために、グラフや図を活用しましょう。例えば、進捗状況をグラフで示すことで、一目で状況が把握できます。
よくある質問や疑問
Q1: 提案型と説明型、どちらを先に作るべきですか？
一般的には、提案型の資料を先に作成し、その後に説明型の資料を作成することが多いです。提案型で相手に納得してもらった後、詳細な説明を行う流れが自然だからです。
Q2: 提案型資料に必要な情報は何ですか？
提案型資料には、課題の明確化、解決策の提案、メリットの提示が必要です。これらを順序立てて示すことで、相手に納得してもらいやすくなります。
Q3: 説明型資料で気をつけるべき点はありますか？
説明型資料では、情報を整理し、視覚的にわかりやすくすることが重要です。グラフや図を活用し、相手が一目で理解できるように工夫しましょう。
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」
あなたはこんな経験はありませんか？
✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦
平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。
LINEでメッセージを送れば即時解決！
すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。
最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。
誰でも無料で使えますので、安心して使えます。
問題は先のばしにするほど深刻化します。
小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。
あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。
ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
提案型と説明型の資料は、それぞれ目的や内容が異なります。提案型は新しいアイデアや改善策を提案するもので、説明型は既に決まった内容を詳細に説明するものです。どちらも相手にわかりやすく伝えることが大切です。
資料作成に不安がある方も、今回のポイントを参考にして、ぜひチャレンジしてみてくださいね。
他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント