OutlookでWordファイルを添付して送る方法【初心者向け解決ガイド】

こんにちは、皆さん。今日は、Outlookを使ってWordファイルをメールに添付して送信する方法についてお話しします。パソコンやスマホの操作が苦手な方でも、安心して進められるように、わかりやすく説明していきますね。

目次

Outlookのイメージ

OutlookでWordファイルを添付する基本的な方法

まずは、OutlookでWordファイルをメールに添付する基本的な手順をご紹介します。

これで、Wordファイルを添付したメールを送信できます。

ファイルが添付できない場合の対処法

時々、ファイルが添付できないことがあります。主な原因とその対処法を見てみましょう。

ファイルサイズが大きすぎる場合

Outlookでは、メールに添付できるファイルサイズに制限があります。例えば、Outlook.comでは一通のメールに20MBまでのファイルを添付できます。これを超えると、添付ができません。

対処法

• ファイルを圧縮するZIP形式などでファイルを圧縮すると、サイズを小さくできます。
• クラウドストレージサービスを利用するOneDriveやDropboxなどにファイルをアップロードし、そのリンクをメールに記載する方法です。

ファイル形式が制限されている場合

Outlookでは、セキュリティ上の理由から特定のファイル形式の添付をブロックすることがあります。例えば、.exeや.batなどの実行可能ファイルが該当します。

対処法

• ファイルを圧縮して拡張子を変更する例えば、.exeファイルを.zip形式に圧縮することで、添付できる場合があります。
• クラウドストレージサービスを利用する上記と同様に、ファイルをクラウドにアップロードし、リンクを共有する方法です。

添付ファイルを送る際の注意点

ファイルを添付してメールを送る際には、以下の点に注意しましょう。

• ファイルサイズ大きなファイルは受信者のメールボックスを圧迫する可能性があります。可能な限りサイズを小さくする工夫をしましょう。
• ファイル名受信者が内容を理解しやすいように、わかりやすい名前を付けましょう。
• セキュリティ機密性の高い情報を送る際は、パスワードを設定するなどの対策を講じましょう。

よくある質問や疑問

Q1. 添付したファイルが相手に届かないのはなぜですか？

A1. いくつかの原因が考えられます。例えば、ファイルサイズが大きすぎる、受信者のメールボックスがいっぱいである、またはファイル形式がセキュリティ上ブロックされている場合などです。これらの点を確認し、適切な対処を行いましょう。

Q2. 添付ファイルを間違えて送ってしまった場合、取り消せますか？

A2. 一度送信したメールを取り消すことは難しいです。送信後に気づいた場合は、すぐに受信者に連絡し、誤送信の旨を伝え、ファイルを削除してもらうようお願いしましょう。

まとめ

OutlookでWordファイルを添付して送信する方法についてご紹介しました。基本的な手順を押さえておけば、簡単にファイルを共有できます。ただし、ファイルサイズや形式、セキュリティなどに注意を払い、適切な方法で送信することが大切です。

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