皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っていて「しまった！間違えてメールを送ってしまった！」という経験、ありませんか？そんな時に役立つ、Outlookの送信取り消し機能と、その状況確認方法について、わかりやすくお伝えします。
Outlookの送信取り消しとは？
Outlookのイメージ
まず、Outlookの送信取り消しとは何かをご説明します。これは、誤って送信してしまったメールを、相手がまだ読んでいない場合に限り、取り消すことができる機能です。例えば、添付ファイルを忘れた、内容に誤りがあった、送信先を間違えた、などの際に活用できます。
送信取り消しの条件と注意点
ただし、この機能を利用するには、いくつかの条件があります。
- 送信者と受信者が同じ組織内で、Microsoft ExchangeまたはMicrosoft 365を利用していること。
- 受信者がまだメールを開封していないこと。
- 受信者のメールボックスが、Outlookを使用していること。
これらの条件を満たしていない場合、送信取り消しは成功しない可能性があります。
Outlookでの送信取り消しの手順
では、具体的な手順を見ていきましょう。
- 「送信済みアイテム」フォルダーを開く
まず、Outlookの左側にあるフォルダー一覧から「送信済みアイテム」をクリックします。 - 取り消したいメールをダブルクリックで開く
取り消したいメールを見つけ、ダブルクリックして新しいウィンドウで開きます。 - 「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択
メールウィンドウの上部にある「ファイル」タブをクリックし、その中の「情報」を選択します。 - 「メッセージの再送信と取り消し」をクリック
次に、「メッセージの再送信と取り消し」をクリックし、表示されるメニューから「このメッセージを取り消す」を選択します。 - 取り消しのオプションを選択
「未読ならば、受信トレイから削除する」を選択し、「OK」をクリックします。
これで、送信取り消しの操作は完了です。
送信取り消しの状況確認方法
取り消し操作を行った後、その結果がどうなったか気になりますよね。状況を確認する方法をご紹介します。
- 「受信トレイ」を確認する
取り消し操作後、しばらくすると「メッセージの取り消し成功」または「メッセージの取り消し失敗」といった通知メールが受信トレイに届きます。 - 通知メールを開く
通知メールを開き、取り消しの結果を確認します。成功の場合、「取り消し済み」と表示され、失敗の場合、「失敗」と表示されます。
ただし、通知が届かない場合もあります。その際は、受信者に直接確認することをおすすめします。
よくある質問や疑問
Q1. 送信取り消しが失敗した場合、どうすれば良いですか？
送信取り消しが失敗した場合、速やかに受信者に連絡し、誤送信の旨を伝え、適切な対応をお願いすることが重要です。
Q2. 送信取り消し機能は、社外の人にも使えますか？
残念ながら、送信取り消し機能は同じ組織内でのみ有効です。社外の方への誤送信を防ぐためには、送信前の確認を徹底するなどの対策が必要です。
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まとめ
Outlookの送信取り消し機能は、誤送信時の強力なサポートとなりますが、利用には条件があるため、日頃からメール送信前の確認を習慣化することが大切です。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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