皆さん、こんにちは。今日は、Outlookで複数の方に送信したメールを取り消す方法についてお話しします。メールの誤送信は誰にでも起こり得ることですが、適切な対処法を知っておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。
Outlookの送信取り消し機能とは？
Outlookのイメージ
Outlookには、送信済みのメールを取り消す「リコール」機能があります。しかし、この機能を利用するには、いくつかの条件を満たす必要があります。
送信取り消しが可能な条件
- 同じ組織内のMicrosoft 365アカウントを使用していること送信者と受信者が同じ組織内で、Microsoft ExchangeまたはMicrosoft 365を利用している必要があります。
- 受信者がメールを未読であること受信者がまだメールを開封していない場合にのみ、取り消しが可能です。
- デスクトップ版Outlookを使用していることブラウザ版のOutlookでは、取り消し機能が利用できない場合があります。
これらの条件を満たしていない場合、送信取り消しは成功しない可能性があります。
Outlookでの送信取り消し手順
それでは、具体的な取り消し手順を見ていきましょう。
- 「送信済みアイテム」フォルダーを開くOutlookを起動し、左側のフォルダー一覧から「送信済みアイテム」を選択します。
- 取り消したいメールをダブルクリックして開く該当のメールをダブルクリックして、新しいウィンドウで開きます。
- 「ファイル」タブをクリックメールウィンドウの上部にある「ファイル」タブをクリックします。
- 「メッセージの再送信と取り消し」を選択「情報」セクション内の「メッセージの再送信と取り消し」をクリックします。
- 「メッセージの取り消し」を選択表示されたオプションから「メッセージの取り消し」を選択します。
- 取り消しオプションを選択「未読ならば、受信トレイから削除する」を選択し、「OK」をクリックします。
以上の手順で、送信取り消しの操作は完了です。
送信取り消しの注意点
送信取り消しには、いくつかの注意点があります。
- 取り消しが失敗する場合がある受信者が既にメールを開封している場合や、同じ組織内でない場合、取り消しは失敗します。
- 取り消しの成功通知が届かないことがある取り消しが成功しても、通知が届かない場合があります。
- 社外の受信者には取り消しができない社外の受信者には、取り消し機能は適用されません。
これらの点を理解して、送信取り消し機能を利用することが重要です。
よくある質問や疑問
Q1. 送信取り消しが失敗した場合、どうすれば良いですか？
取り消しが失敗した場合は、速やかに受信者に連絡し、誤送信の旨を伝えて謝罪することが重要です。
Q2. 取り消しが成功したかどうか確認する方法はありますか？
通常、取り消しが成功すると「メッセージの取り消し成功」という通知が届きますが、届かない場合もあります。その際は、受信者に直接確認することが確実です。
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まとめ
Outlookの送信取り消し機能は便利ですが、利用には制約があります。誤送信を防ぐためには、メール送信前の確認を徹底することが最も重要です。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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