皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っていて「しまった！メールを間違えて送ってしまった！」という経験、ありませんか？そんな時に役立つ、Outlookの送信取り消し機能と、その際の通知について、わかりやすくお話しします。
Outlookの送信取り消し機能とは？
Outlookのイメージ
まず、Outlookには、送信したメールを取り消すための機能があります。ただし、この機能を使うには、いくつかの条件があります。
送信取り消しが可能な条件
- 同じ組織内でのメール送信送信者と受信者が同じ組織内で、Microsoft Exchangeを利用していることが必要です。
- 受信者がメールを未開封であること受信者がまだメールを開いていない場合に限り、取り消しが可能です。
これらの条件を満たしていない場合、送信取り消しはできませんので注意が必要です。
Outlookでの送信取り消しの方法
では、具体的にどのようにして送信を取り消すのか、その手順をご紹介します。
1. 送信済みアイテムから該当メールを開く
まず、Outlookの送信済みアイテムフォルダーを開き、取り消したいメールをダブルクリックして開きます。
2. メッセージの取り消しを選択する
メールを開いた状態で、上部の「ファイル」タブをクリックし、次に「情報」を選択します。その中にある「メッセージの再送信と取り消し」をクリックし、「このメッセージを取り消す」を選択します。
3. 取り消しのオプションを選ぶ
表示されたダイアログボックスで、「未読ならば、受信トレイから削除する」を選択し、「OK」をクリックします。これで、受信者がまだメールを開いていなければ、メールの取り消しが試みられます。
送信取り消し後の通知について
送信取り消しを行った後、結果がどうなったか気になりますよね。Outlookでは、取り消しの結果が通知される仕組みになっています。
取り消し結果の確認方法
取り消しを試みた後、しばらくすると「メッセージの取り消し成功」や「メッセージの取り消し失敗」といった件名のメールが届きます。これにより、取り消しが成功したかどうかを確認できます。
注意点
取り消しが失敗した場合、受信者には元のメールが残ったままになります。その際は、速やかに誤送信の旨を伝えるフォローアップのメールを送ることが大切です。
誤送信を防ぐための設定
誤送信を未然に防ぐための設定もあります。特に、送信ボタンを押してから数秒間、送信をキャンセルできる送信キャンセル機能が便利です。
送信キャンセル機能の設定方法
1. Outlookの設定を開く画面右上の「設定」アイコンをクリックし、「Outlookのすべての設定を表示」を選択します。
2. 「作成と返信」を選択表示されたメニューから「作成と返信」をクリックします。
3. 送信の取り消し時間を設定ページをスクロールし、「送信の取り消し」の項目で、送信取り消しが可能な時間（0秒、5秒、10秒）を設定します。設定後、「保存」をクリックします。
この設定を行っておくと、メール送信後に「元に戻す」ボタンが表示され、その間であれば送信をキャンセルすることが可能です。
よくある質問や疑問
Q1. 送信取り消しが失敗した場合、相手には通知されますか？
はい、取り消しが成功しても失敗しても、受信者には取り消しの試みがあったことが通知されます。そのため、誤送信に気づいた場合は、速やかにフォローアップのメールを送ることが重要です。
Q2. 社外の人に送ったメールも取り消せますか？
残念ながら、Outlookの送信取り消し機能は同じ組織内のユーザーに対してのみ有効です。社外の方へのメールは取り消しができませんので、送信前に内容を十分確認することが大切です。
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まとめ
Outlookの送信取り消し機能は便利ですが、利用には条件があります。また、誤送信を防ぐための設定や対策も併せて行うことで、安心してメールを利用することができます。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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