Outlookのプレビュー表示を完全マスター！セキュリティ強化と効率アップの設定方法

あなたは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをクリックしたときに、自動的に表示されるプレビューが気になったことはありませんか？便利な機能ではありますが、セキュリティの観点からは少し不安を感じることも。この記事では、Outlookの「プレビュー表示」の設定方法と、それに関連するセキュリティ対策、さらに仕事の効率をアップさせるための最適な使い方を解説します。今すぐ実践できるステップで、あなたのOutlookをもっと安全で効率的に活用しましょう！

Outlookのプレビュー表示とは？そのメリットとデメリット

Outlookでは、受信した添付ファイルを開かなくても、メールウィンドウ内で簡単にプレビューできる機能が標準で有効になっています。この機能により、ファイルの中身を確認する手間を省くことができ、仕事がスピーディーに進みます。しかし、この便利な機能には意外な落とし穴も存在します。

プレビュー表示のメリット

* ファイルを開かずに中身を確認できるため、時間の短縮が可能
* メールの内容を確認する際、すぐに必要な情報を得ることができる
* 多忙なビジネスマンにとって、すぐに内容を把握できるのは大きな利点

プレビュー表示のデメリット

* セキュリティリスクが増加添付ファイル内にマルウェアが隠れている場合、プレビュー機能がそれを自動的に表示する可能性がある
* 外部からの攻撃知らない相手からのメールに添付されたファイルをうっかりプレビューしてしまうと、感染するリスクが高まる
* プライバシーの懸念機密情報や個人情報が含まれているファイルを誤ってプレビューしてしまうことがある

Outlookのプレビュー表示をオフにする方法

「プレビュー表示をオフにしたいけれど、設定方法がわからない…」という方も多いはず。実は、Outlookのプレビュー機能は簡単にオフにすることができます。ここでは、最新バージョンでの設定方法を紹介します。

Outlook 2019および2021での設定方法

この設定を行うことで、今後受信した添付ファイルはクリックしてもプレビュー表示されなくなり、より安全にメールを管理できます。

Outlook 365での設定方法

Outlook 365でも基本的な手順は同じですが、UIが少し異なります。ここでも、簡単に設定できます。

これで、Outlook 365でも添付ファイルのプレビューが無効化され、セキュリティを強化できます。

プレビュー表示をオフにした場合の注意点

プレビュー機能をオフにすると、確かにセキュリティ面では安心ですが、その分、いくつかの使い勝手に影響が出る場合があります。以下の点に注意しましょう。

添付ファイルを手動で開く必要がある

プレビュー表示をオフにすると、添付ファイルを確認するためには、ファイルをダブルクリックして新しいウィンドウを開く必要があります。この操作が増えるため、多少手間がかかることを理解しておきましょう。

メールの確認が少し遅くなる

プレビュー表示をオフにした場合、ファイルを開くまでに若干の時間がかかります。特に大量のメールや添付ファイルが多い場合、効率が落ちることもあるため、その点を考慮して利用を決定してください。

Outlook プレビュー表示に関する疑問解決

ユーザーからよく寄せられる質問にお答えします。

Q1. 添付ファイルのプレビューをオフにしても、他のメールの表示に影響はありますか？

A1. 添付ファイルのプレビューをオフにしても、メール本文の表示には影響はありません。あくまで添付ファイルに関する設定ですので、通常のメールの読み取りには支障がありません。

Q2. プレビューをオンにしている場合、セキュリティにどのようなリスクがありますか？

A2. 添付ファイル内にウイルスやマルウェアが含まれていると、プレビュー表示によって自動的にその内容が表示されることがあります。特に信頼できない送信者からのメールは注意が必要です。

Q3. プレビュー機能をオフにした場合、ファイルの開き方はどうなりますか？

A3. プレビュー機能をオフにした場合、ファイルをクリックすると、Outlookが自動的に関連するプログラム（例えばWordやExcel）でファイルを開きます。これにより、ファイル内容をしっかり確認することができます。

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まとめ

Outlookのプレビュー表示をオフにすることで、セキュリティを強化し、より安全にメールを管理することができます。プレビュー機能は便利ですが、リスクを最小限に抑えるためには、適切な設定を行うことが重要です。この記事で紹介した手順を参考に、Outlookの設定を見直し、あなたの仕事をさらに効率的に、そして安全に進めていきましょう。