Outlookを使っていて「差出人名を変更したい」と思ったことはありませんか？ 例えば、仕事用のメールアドレスで自分の名前がうまく表示されない時や、表示名が適切でないと感じた場合、変更したいと思うことが多いはずです。しかし、手順や方法がわからないという人も少なくありません。そんなあなたに、Outlookで簡単に差出人名を変更する方法とその注意点を徹底解説します。これを読めば、あなたも3分で差出人名を変更できるようになりますよ！
Outlookの差出人名を変更する理由
Outlookのイメージ
メールの差出人名は、受信者が最初に目にする重要な情報です。特にビジネスメールでは、適切に名前を表示させることが重要です。例えば、取引先からのメールが届いたとき、差出人名が「ユーザー名」や「noreply@」などとなっていると、受信者が不安に感じることがありますよね。そうならないためにも、Outlookで自分の差出人名をきちんと設定しておくことが大切です。
Outlookで差出人名を変更する方法
まずは、基本的な手順を押さえておきましょう。ここでは、Outlook 2016以降、またはMicrosoft 365を利用している場合の手順を紹介します。手順自体はとても簡単ですので、ぜひ試してみてください。
Outlookを起動する
まず、Outlookを起動します。デスクトップアプリ版でも、Web版でも手順はほぼ同じです。
「ファイル」タブをクリック
画面左上の「ファイル」タブをクリックして、アカウント情報を表示させます。
「アカウント設定」を選択
表示されたメニューの中から「アカウント設定」を選択し、さらに「アカウント設定」をクリックします。
アカウントを選択
アカウント設定画面で、変更したいアカウントを選択します。アカウントの種類が「Microsoft Exchange」や「IMAP」など、複数の種類があるかもしれませんが、基本的にはどのアカウントも設定を変更できます。
「変更」をクリック
選択したアカウントの設定画面が表示されるので、「変更」ボタンをクリックします。
「自分の名前」フィールドを編集
次に、「自分の名前」フィールドが表示されるので、ここで差出人名を変更します。ここに入力した名前が、受信者に表示される名前となります。
設定を保存
設定が終わったら「次へ」をクリックして、設定を保存しましょう。最後に「閉じる」をクリックして、設定が完了です。
Outlookで差出人名を変更できない場合の対処法
Outlookで差出人名を変更したいけど、できない場合があります。その理由や対処法についても知っておきましょう。
Microsoft Exchange アカウントの場合
もし、Microsoft Exchangeアカウントを使用している場合、個別に差出人名を変更することはできません。Exchangeアカウントは会社や団体が管理していることが多く、名前の変更はExchange管理者に依頼する必要があります。
Outlook for Macの場合
Outlook for Macを使用している場合、表示名を変更するオプションは提供されていません。この場合も、Exchangeアカウントを使用している場合は、管理者に依頼する必要があります。
Web版Outlookの場合
Web版Outlookでも差出人名の変更は可能ですが、設定項目が少し異なる場合があります。設定メニューの「メール設定」から「差出人情報」を選び、そこで名前を変更できます。
Outlook 差出人変更に関する疑問解決
ここでは、Outlookの差出人名変更に関してよくある質問とその回答を紹介します。これで、さらに深く理解できるはずです。
Q1: Outlookで差出人名を変更しても、相手側でどう表示されるか確認する方法は？
Outlookで差出人名を変更しても、自分で受信して確認することはできませんが、他の人にメールを送ってもらって確認することができます。また、メール送信後に受信者側でどのように表示されているかをチェックしてもらうことも一つの方法です。
Q2: Microsoft 365のアカウントで変更できない場合は？
Microsoft 365のアカウントを使用していても、アカウントによっては差出人名を変更できない場合があります。特に、組織が管理しているアカウントの場合、管理者が設定を制限していることがあります。そうした場合は、管理者に依頼することになります。
Q3: スマートフォンで差出人名を変更したい場合は？
スマートフォンでの変更方法は、Outlookアプリを開き、アカウント設定から差出人名を変更できます。しかし、アプリによっては操作方法が少し異なることもあるので、公式ガイドを参考にすることをおすすめします。
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まとめ
Outlookでの差出人名の変更方法は意外と簡単で、数ステップで完了します。特に、ビジネスメールでは、受信者に自分の名前が正しく表示されることが重要です。この記事で紹介した手順を使えば、あなたもすぐに差出人名を変更することができます。ただし、Microsoft ExchangeアカウントやOutlook for Macなど、一部の環境では変更できない場合があるので、その場合は管理者に依頼しましょう。
差出人名を変更して、より信頼されるメールコミュニケーションを実現しましょう！
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