毎日のように届く迷惑メールに困っていませんか？「受信トレイ」に迷惑メールが溢れて、重要なメールを見逃してしまうこともありますよね。そんな悩みを解消するために、Outlookのフィルタリング設定を活用して、迷惑メールを完全自動削除する方法を徹底解説します！初心者でもすぐに実行できるステップで、あなたの受信トレイをスッキリ整理しましょう。
Outlookフィルタリング設定の重要性とは？
Outlookのイメージ
毎日大量のメールが届く中で、迷惑メールに悩まされることは少なくありません。特にフィッシング詐欺やウイルスが仕込まれた迷惑メールが届くと、セキュリティにも影響が出ることがあります。こうした迷惑メールが受信トレイに入り込まないよう、Outlookの「ルール」機能を活用して、メールの振り分けを自動化することが非常に重要です。
Outlookのフィルタリング設定をうまく活用することで、以下のようなメリットがあります
- 迷惑メールを自動で削除できるので、毎日のストレスから解放される。
- 重要なメールを見逃すリスクを減らせる。
- 手動での処理が不要になり、時間の節約になる。
これらのメリットを実現するために、Outlookの「ルール」機能をしっかり設定することが必要です。
迷惑メールの自動削除方法とは？
迷惑メールを自動で削除するためには、まずOutlookの「ルール」機能を活用する必要があります。設定方法は意外と簡単で、特に差出人の名前を活用する方法が非常に効果的です。ここでは、「差出人の名前」による振り分けを活用する方法を紹介します。
ステップ1差出人の名前を使ったルールの作成
迷惑メールの多くは、差出人の名前を偽装して送信されます。このため、メールアドレスをフィルタリングするのが難しい場合でも、差出人の名前を使ったルールを作成することで、迷惑メールを自動的に削除することができます。以下の手順で設定していきます。
- Outlookを開き、タブからを選択します。
- をクリックし、新しいルールを作成します。
- をクリックして、自動仕分けウィザードを開始します。
- を選択し、をクリックします。
- が名前/パブリック グループのときにチェックを入れます。
- 差出人欄に「SBI 証券」などの迷惑メールで使われる名前を入力し、をクリックします。
- にチェックを入れて、をクリックします。
これで、指定した名前に一致するメールが自動的に削除されるようになります。
ステップ2完全削除の設定
迷惑メールを完全に削除するには、少し注意が必要です。通常、削除したメールは「削除済みアイテム」フォルダに残りますが、完全に削除する設定も可能です。以下の手順で設定を変更します。
- 画面に戻り、作成したルールを選択します。
- をクリックし、の画面で「削除する（復元できません）」を選択します。
- 「この仕分けルールで削除されたすべてのメッセージは完全に失われます。」という警告メッセージが表示されるので、をクリックします。
- 設定を確認して、をクリックします。
これで、迷惑メールは「削除済みアイテム」フォルダに移動せず、完全に削除されます。
Outlookフィルタリング設定に関する疑問解決
Q1: どの差出人名を指定すればいいのか？
A1: 迷惑メールでよく見かける企業名やサービス名を差出人名として指定します。たとえば、「SBI 証券」や「Amazon」などです。ただし、取引先からの本物のメールを誤って削除しないように注意が必要です。
Q2: ルールを設定しても迷惑メールが削除されない場合はどうするか？
A2: ルールが正しく設定されているか再確認しましょう。また、迷惑メールに使用される差出人名やドメイン名が微妙に異なる場合があるので、過去に届いた迷惑メールを参考に設定を見直すことが重要です。
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まとめ
Outlookの「ルール」機能を活用することで、毎日の迷惑メールを完全に自動で削除することが可能です。差出人名を使ったフィルタリング設定は非常に有効で、特にフィッシング詐欺やウイルス付きの迷惑メールに対して強力な防御策となります。手順通りに設定すれば、受信トレイがスッキリ整理され、重要なメールを見逃すリスクも減少します。
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