Outlookでフォルダに振り分けたメールの通知を受け取る方法

「Outlookでフォルダに振り分けたメールの通知が届かない…」そんなお悩みをお持ちの方へ、初心者にもわかりやすく解説します。特にパソコンやスマホに不安がある方でも安心して設定できるよう、ステップバイステップでご案内します。

なぜフォルダに振り分けたメールの通知が届かないのか？

普段、Outlookでメールを受信すると、受信トレイに新着メールの通知が表示されます。しかし、仕分けルールを使って特定のフォルダにメールを自動で振り分けると、そのフォルダに届いたメールには通知が表示されないことがあります。これは、Outlookの設定が「受信トレイ」に届いたメールのみを通知対象としているためです。

通知を受け取るための設定方法

手順1仕分けルールの編集

まず、振り分けたメールにも通知を表示させるために、仕分けルールを編集します。

手順2通知の表示を確認

設定が完了したら、次回以降、条件に一致するメールを受信したときに、デスクトップ通知が表示されるようになります。これで、受信トレイ以外のフォルダに届いたメールにも気づきやすくなります。

さらに便利な活用方法

受信トレイにもコピーを残す

振り分けたメールを受信トレイにも残しておくことで、通知を逃す心配が減ります。仕分けルールの設定時に、「コピーを指定フォルダーへ移動する」オプションを選択し、受信トレイを指定することで実現できます。

特定のキーワードで通知をカスタマイズ

重要なプロジェクトや急ぎの案件に関するメールには、特定のキーワードが含まれていることが多いです。仕分けルールの設定時に、「件名に特定の文字が含まれる場合」や「本文に特定の文字が含まれる場合」を選択し、通知をカスタマイズすることで、重要なメールを見逃すことが少なくなります。

よくある質問や疑問

Q1: 仕分けルールを設定したのに、メールが振り分けられません。どうすればよいですか？

仕分けルールが正しく設定されているか確認してください。特に、条件や例外の設定が適切か、振り分け先のフォルダが正しいかをチェックしましょう。また、ルールの適用順序も影響する場合がありますので、優先順位を見直すことも検討してください。

Q2: 通知が表示されない場合、他に確認すべき設定はありますか？

Outlookの「オプション」設定で、「メッセージ受信時にデスクトップ通知を表示する」が有効になっているか確認してください。これが無効になっていると、仕分けルールで設定しても通知が表示されません。

Q3: スマートフォンでも同じように通知を設定できますか？

スマートフォン版Outlookでも、仕分けルールを設定することができます。ただし、デスクトップ版と操作方法が異なる場合がありますので、Microsoftのサポートページやヘルプガイドを参考にしてください。

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まとめ

Outlookでフォルダに振り分けたメールの通知を受け取るためには、仕分けルールの編集が必要です。手順に従って設定を行うことで、受信トレイ以外のフォルダに届いたメールにも通知が表示され、重要なメールを見逃すリスクを減らすことができます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。