Outlookを使っていると、「自分のアドレス帳を誰かに渡したい」「同じアドレス帳をみんなで使いたい」と思うこと、ありますよね。でも、どうすればいいのか分からない…そんなお悩みをお持ちの方も多いはず。
安心してください。この記事では、初心者の方でも安心してできるように、Outlookのアドレス帳を他の人に渡す方法を、わかりやすくステップ・バイ・ステップでご紹介します。
連絡先フォルダーを他のユーザーと共有する方法
Outlookのイメージ
まずは、Outlookの「連絡先フォルダー」を他の人と共有する方法から見ていきましょう。
手順1: Outlookを開いて「連絡先」をクリック
Outlookを起動し、画面下部の「連絡先」アイコンをクリックします。
手順2: 共有したいフォルダーを右クリック
「自分の連絡先」など、共有したいフォルダーを右クリックします。
手順3: 共有の招待を送信
表示されるメニューから「連絡先の共有」を選択し、相手のメールアドレスを入力して招待状を送信します。
手順4: 相手が招待を受け入れる
相手が招待を受け入れると、あなたの連絡先フォルダーが相手のOutlookに表示されます。これで、相手もあなたの連絡先情報を参照できるようになります。
連絡先グループ（旧配布リスト）を他のユーザーと共有する方法
次に、複数の連絡先をまとめた「連絡先グループ」を他の人と共有する方法です。
手順1: 新しいメールを作成
Outlookで新しいメールを作成します。
手順2: 連絡先グループをドラッグ＆ドロップ
「People（連絡先）」から共有したいグループをメール本文にドラッグ＆ドロップします。
手順3: メールを送信
そのままメールを送信すると、相手はグループを自分の連絡先に保存できます。
共有メールボックスを利用する方法
チームで同じメールアドレスを使いたい場合は、「共有メールボックス」の設定がおすすめです。
手順1: 管理者が設定
Microsoft 365の管理者が管理センターで「共有メールボックス」を作成し、メンバーを追加します。
手順2: Outlookに追加
メンバーは自分のOutlookに共有メールボックスを追加することで、共通のメールアドレスを利用できます。
よくある質問や疑問
Q1: 共有した連絡先フォルダーは、相手が自分のOutlookで見ることができますか？
はい、相手が招待を受け入れると、あなたの連絡先フォルダーが相手のOutlookに表示されます。これにより、相手もあなたの連絡先情報を参照できるようになります。
Q2: 連絡先グループを共有した場合、相手はどのように利用できますか？
相手がメールを受け取ると、連絡先グループが自分の連絡先に保存されます。これにより、グループ内のメンバーに簡単にメールを送信できるようになります。
Q3: 共有メールボックスを利用する際、管理者以外のユーザーはどのように設定しますか？
共有メールボックスは、管理者が設定した後、メンバーが自分のOutlookに追加することで利用できます。特別な設定は不要です。
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まとめ
Outlookのアドレス帳を他の人に渡す方法は、主に「連絡先フォルダーの共有」「連絡先グループの共有」「共有メールボックスの利用」の3つです。どの方法も、初心者の方でも安心して実行できるように、ステップ・バイ・ステップでご紹介しました。
もし、操作中に不明な点や困ったことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたのパソコンやスマホの使い方をサポートします。
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