メールを送るたびに「誰に送るんだっけ？」と迷ってしまうこと、ありませんか？特に連絡先が増えてくると、アドレス帳の並びがバラバラで探しづらくなりますよね。そんなお悩みを解決するために、今回は「Outlookのアドレス帳を五十音順に並べる方法」を、パソコンやスマホに不安がある方でもわかりやすくご紹介します。
Outlookでアドレス帳を五十音順に並べる方法
Outlookのイメージ
Outlookの「連絡先」を開く
まず、Outlookを開き、左下の「人」マーク（または「連絡先」）をクリックして、連絡先一覧を表示します。
表示設定を変更する
画面上部の「表示」タブをクリックし、「現在のビュー」グループから「ビューの設定」を選択します。
並べ替えの設定をする
「ビューの設定」ウィンドウが開いたら、「並べ替え」ボタンをクリックします。表示されるリストから「姓」を選び、「昇順」を選択して「OK」をクリックします。
設定を保存する
「ビューの設定」ウィンドウに戻ったら、「OK」をクリックして設定を保存します。これで、連絡先が五十音順に並び替えられます。
連絡先が五十音順にならない場合の対処法
もし、連絡先が五十音順にならない場合は、以下の方法を試してみてください。
- 連絡先の「姓」フィールドに、アルファベットや数字を追加してみてください。例えば、「田中太郎」を「田1中太郎」のように変更すると、並び順が変わることがあります。
- 連絡先の「姓」フィールドが空欄の場合、並び順が乱れることがあります。空欄を埋めるか、適切な名前を入力してください。
連絡先をグループ化して整理する方法
連絡先が増えてきたら、グループ化して整理すると便利です。以下の手順でグループを作成できます。
新しい連絡先グループを作成する
「連絡先」画面で、「ホーム」タブをクリックし、「新しい連絡先グループ」を選択します。
グループ名を入力する
「連絡先グループ」ウィンドウが開いたら、グループの名前を入力します。
メンバーを追加する
「メンバーの追加」ボタンをクリックし、「Outlookの連絡先から」を選択します。表示される連絡先一覧から、グループに追加したいメンバーを選び、「メンバーとして追加」をクリックします。
グループを保存する
すべてのメンバーを追加したら、「保存して閉じる」をクリックしてグループを保存します。
よくある質問や疑問
Q1: アドレス帳の並び順が変わらないのはなぜですか？
アドレス帳の並び順は、「姓」フィールドの内容によって決まります。姓が空欄だったり、アルファベットや数字が含まれていると、並び順が期待通りにならないことがあります。姓を適切に入力し、並べ替え設定を確認してください。
Q2: 連絡先をグループ化すると、メール送信時に便利ですか？
はい、連絡先をグループ化することで、同じメンバーに頻繁にメールを送る際に便利です。グループ名を宛先に入力するだけで、グループ全員に一斉にメールを送信できます。
Q3: スマホ版Outlookでも同じ設定ができますか？
スマホ版Outlookでは、PC版と同じような詳細な設定はできませんが、連絡先の表示順を変更する基本的な操作は可能です。アプリの設定メニューから確認してみてください。
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まとめ
Outlookのアドレス帳を五十音順に並べることで、連絡先の検索がスムーズになり、メールの送信が効率的になります。グループ化機能を活用すれば、同じメンバーへの一斉送信も簡単に行えます。ぜひ、これらの設定を試して、日々のメール作業を快適にしてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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