Outlook アドレス帳の更新方法｜初心者でも安心！

Outlookのアドレス帳を更新したいけれど、どこから手をつけていいのか分からない…そんなお悩みをお持ちの方へ、わかりやすく解説します。特に、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々に向けて、親しみやすい言葉でお伝えしますので、安心して読み進めてくださいね。

Outlookのアドレス帳って何？

Outlookのイメージ

まず、「アドレス帳」とは、メールを送る際に宛先を入力するための連絡先リストのことです。Outlookでは、メールを新規作成する際に、宛先（To）、CC（カーボンコピー）、BCC（ブラインドカーボンコピー）などのフィールドに、以前にやり取りした相手の名前やメールアドレスが候補として表示されます。これを「オートコンプリートリスト」と呼びます。

アドレス帳の更新方法

アドレス帳を更新する方法は、主に以下の2つです。

新しい連絡先を追加する

新しい人とメールのやり取りを始めたとき、その相手をアドレス帳に追加することで、次回から名前を入力するだけで候補が表示され、便利になります。

手順は以下の通りです

既存の連絡先を編集する

誤って登録した情報や、変更があった場合は、既存の連絡先を編集することができます。

手順は以下の通りです

アドレス帳の候補表示を管理する

Outlookでは、メールを送る際に宛先フィールドに入力を始めると、過去にやり取りした相手が候補として表示されます。これを「オートコンプリートリスト」と呼びます。

このリストを管理する方法は以下の通りです

また、オートコンプリートリストを完全にオフにすることも可能です。設定方法は以下の通りです

よくある質問や疑問

Q1: アドレス帳に登録した相手が、次回のメール作成時に候補として表示されません。どうすれば良いですか？

新しい相手とメールのやり取りをすると、その相手は自動的にオートコンプリートリストに追加されます。しかし、相手の情報が正しく登録されていない場合や、リストがいっぱいになっている場合は、表示されないことがあります。まずは、相手の情報が正しく登録されているか確認し、必要であれば手動で追加してください。

Q2: アドレス帳に登録した情報を他のデバイスでも同期させたいのですが、どうすれば良いですか？

Outlookは、Microsoftアカウントと連携しているため、アドレス帳の情報はクラウド上に保存され、複数のデバイスで同期されます。異なるデバイスで同じMicrosoftアカウントでサインインすれば、アドレス帳の情報も自動的に同期されます。

Q3: アドレス帳の情報をバックアップしたいのですが、方法を教えてください。

アドレス帳の情報をバックアップするには、連絡先をエクスポートする方法があります。手順は以下の通りです

これで、連絡先の情報が指定した場所に保存されます。

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まとめ

Outlookのアドレス帳の更新は、意外と簡単に行えます。新しい連絡先を追加したり、既存の情報を編集したりすることで、よりスムーズにメールのやり取りができるようになります。もし操作に不安がある場合は、LINEでお気軽にご相談ください。あなたのメールライフがもっと快適になるよう、お手伝いさせていただきます。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。