Outlookを使っていると、アドレス帳に古い連絡先や不要なメールアドレスがたまってしまうことがあります。これらを整理したいけれど、操作が難しそうで躊躇している方も多いのではないでしょうか。今回は、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心してできる方法をご紹介します。
アドレス帳をクリアする前に知っておきたいこと
Outlookのイメージ
Outlookのアドレス帳には、主に以下の2つの種類があります
- 連絡先リスト手動で追加した連絡先が保存される場所。
- オートコンプリートリスト過去にメールを送信した相手のアドレスが自動的に保存され、次回のメール作成時に候補として表示される機能。
これらのリストを整理することで、不要な情報を削除し、スムーズなメールのやり取りが可能になります。
連絡先リストを整理する方法
連絡先リストに登録されている情報を整理するには、以下の手順で削除できます
- Outlookを開き、画面左下の「People（連絡先）」アイコンをクリックします。
- 削除したい連絡先を右クリックし、「削除」を選択します。
- 確認のメッセージが表示されたら、「はい」をクリックして削除を確定します。
これで、不要な連絡先を削除できます。
オートコンプリートリストを整理する方法
オートコンプリートリストには、過去にメールを送信した相手のアドレスが保存されています。これを整理するには、以下の方法があります
- 個別に削除新規メール作成時に宛先欄に表示される候補の右側にある「×」をクリックすると、そのアドレスがリストから削除されます。
- 一括削除Outlookの設定から「オートコンプリートリストを空にする」を選択すると、リスト内のすべてのアドレスが削除されます。
これらの方法で、不要なアドレスを整理できます。
よくある質問や疑問
Q1: オートコンプリートリストを完全に無効にすることはできますか？
はい、できます。Outlookの設定から「宛先、CC、BCCに入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外すことで、オートコンプリート機能を無効にできます。
Q2: 連絡先リストを一括で削除する方法はありますか？
現在のOutlookでは、連絡先リストを一括で削除する機能は提供されていません。個別に削除する必要があります。
Q3: オートコンプリートリストを削除すると、今後のメール作成に影響はありますか？
オートコンプリートリストを削除しても、今後メールを送信する際に新たにアドレスが保存されます。リストが空になるだけで、メール作成機能には影響ありません。
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まとめ
Outlookのアドレス帳を整理することで、不要な情報を削除し、快適なメール環境を作ることができます。操作に不安がある方でも、上記の手順を試してみてください。もし操作中にわからないことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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