Outlookのアドレス帳で、名前やメールアドレスの一部しか覚えていないとき、どうやって目的の連絡先を見つけるか困ったことはありませんか？特に、パソコンやスマホに不安がある方にとっては、検索機能の使い方がわからないと、時間がかかってしまいますよね。そこで、初心者の方でもわかりやすく、Outlookの「あいまい検索」を活用する方法をご紹介します。
Outlookのアドレス帳検索は前方一致検索が基本
Outlookのイメージ
まず、Outlookのアドレス帳では、入力した文字の「前方一致」で検索が行われます。つまり、「山田太郎」と入力すると、「山田太郎」「山田太郎（やまだたろう）」「やまだたろう」など、前方に「山田」や「やま」が含まれる連絡先が候補として表示されます。これにより、名前の一部しか覚えていなくても、候補が絞り込まれます。
あいまい検索を活用する方法
あいまい検索を活用するためには、以下のポイントを押さえておくと便利です。
- 名前の一部を入力する例えば、「やま」と入力すると、「山田」「山本」「山下」など、山が含まれる連絡先が表示されます。
- 漢字やひらがな、カタカナを試す同じ名前でも、表記が異なる場合があります。例えば、「やまだたろう」と「やま田太郎」など、表記の違いで候補が変わることがあります。
- 姓や名の一部を入力する名前の一部しか覚えていなくても、姓や名の一部を入力することで候補が絞り込まれます。
検索結果が多すぎるときの対処法
検索結果が多すぎて目的の連絡先が見つからない場合、以下の方法で絞り込むことができます。
- 絞り込み機能を使う検索バーの横にある絞り込みオプションを使って、送信者や受信者、件名などで絞り込むことができます。
- 検索範囲を限定する検索バーの横にある範囲選択オプションを使って、特定のフォルダーや期間に絞り込むことができます。
- キーワードを追加する検索キーワードに追加の情報を加えることで、検索結果を絞り込むことができます。例えば、「山田 太郎」と入力すると、「山田」と「太郎」の両方が含まれる連絡先が表示されます。
よくある質問や疑問
Q1: 名前の一部しか覚えていない場合、どうすればいいですか？
名前の一部を入力することで、前方一致検索が行われます。例えば、「やま」と入力すると、「山田」「山本」「山下」など、山が含まれる連絡先が表示されます。
Q2: 漢字やひらがな、カタカナで検索しても見つからない場合、どうすればいいですか？
漢字やひらがな、カタカナの表記が異なる場合があります。例えば、「やまだたろう」と「やま田太郎」など、表記の違いで候補が変わることがあります。表記を変えて再度検索してみてください。
Q3: 検索結果が多すぎて目的の連絡先が見つからない場合、どうすればいいですか？
絞り込み機能や検索範囲の限定、追加のキーワードを使って検索結果を絞り込むことができます。例えば、検索バーの横にある絞り込みオプションを使って、送信者や受信者、件名などで絞り込むことができます。
まとめ
Outlookのアドレス帳での「あいまい検索」を活用することで、名前やメールアドレスの一部しか覚えていなくても、目的の連絡先を見つけやすくなります。検索のコツを押さえて、日々の業務を効率化しましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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