Outlookで複数の連絡先をまとめてグループ化し、一括でメールを送信したいと考えている方へ。この記事では、初心者の方でも安心して実行できるよう、Outlookアドレス帳にグループをインポートする方法をわかりやすく解説します。
Outlookアドレス帳にグループをインポートする方法
Outlookでは、連絡先をグループ化して一括でメールを送信することができます。これにより、同じメンバーに何度もメールを送る手間を省くことができます。
CSVファイルを使用してグループをインポートする
CSV(カンマ区切り値)ファイルを使用して、複数の連絡先を一度にインポートする方法です。
- Excelなどで連絡先情報をCSV形式で作成します。
- Outlookを開き、「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」を選択します。
- 「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 「テキストファイル(コンマ区切り)」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 作成したCSVファイルを選択し、「次へ」をクリックします。
- インポート先のフォルダーとして「連絡先」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 「フィールドの一致」をクリックし、CSVファイルの項目とOutlookの項目を対応させます。
- 設定が完了したら、「完了」をクリックしてインポートを開始します。
VCFファイルを使用してグループをインポートする
VCF(vCard)ファイルを使用して、個々の連絡先をインポートする方法です。
- インポートしたいVCFファイルを準備します。
- Outlookを開き、「連絡先」ビューに切り替えます。
- VCFファイルをOutlookの「連絡先」フォルダーにドラッグ&ドロップします。
- 連絡先が追加されたことを確認します。
よくある質問や疑問
Q1: CSVファイルの文字コードはどうすればよいですか?
CSVファイルはUTF-8エンコードで保存することをおすすめします。これにより、文字化けを防ぐことができます。保存時に「名前を付けて保存」から「CSV UTF-8(コンマ区切り)」を選択してください。
Q2: インポートした連絡先グループはどこで確認できますか?
インポートした連絡先グループは、Outlookの「連絡先」ビューで確認できます。グループ名が表示されていれば、正常にインポートされています。
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まとめ
Outlookで連絡先をグループ化することで、メールの一括送信が簡単になります。CSVやVCFファイルを使用したインポート方法を覚えて、効率的に連絡先を管理しましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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