Outlookのグローバルアドレス帳（GAL）を使いこなす！初心者でも安心の完全ガイド

メールを送るとき、宛先に名前を入力するだけで候補が出てきて便利ですよね。でも、なぜかその候補に会社の同僚や上司の名前が出てこないこと、ありませんか？それ、もしかしたら「グローバルアドレス帳（GAL）」の設定が関係しているかもしれません。

今回は、OutlookのGALを使って、組織内の連絡先を簡単に検索・追加する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。パソコンやスマホに不安がある方も、安心して読み進めてくださいね。

グローバルアドレス帳（GAL）って何？

Outlookのイメージ

まずは基本からおさらいしましょう。

GALを使ってメールを送る方法

OutlookでGALを使ってメールを送る手順は以下の通りです。

これで、GALから直接相手を選んでメールを送ることができます。

GALがうまく表示されないときの対処法

「GALに名前が表示されない」「検索しても出てこない」といった場合、以下の方法を試してみてください。

• Outlookのキャッシュを更新するOutlookの設定から「アドレス帳のダウンロード」を選び、「前回の送受信以降の変更をダウンロードする」のチェックを外してみてください。
• オートコンプリート機能をリセットするOutlookのオプションから「メール」設定を開き、「オートコンプリートのリストを空にする」を選択してみてください。
• 連絡先の表示設定を確認するOutlookの設定で、連絡先の表示順序や優先順位を確認し、必要に応じて変更してみてください。

これらの方法で改善しない場合は、組織のIT担当者に相談してみましょう。

よくある質問や疑問

Q1: GALに名前が表示されないのはなぜですか？

GALに名前が表示されない場合、以下の理由が考えられます

• 相手が組織内でExchangeアカウントを使用していない。
• 相手のアカウント情報がGALに登録されていない。
• Outlookの設定でGALが表示されないようになっている。

これらの点を確認し、必要に応じてIT担当者に相談してください。

Q2: GALを使わずに個人の連絡先を優先して表示する方法はありますか？

はい、Outlookの設定で個人の連絡先を優先して表示することができます。具体的な手順は以下の通りです

• Outlookを開き、をクリックします。
• を選択し、タブを開きます。
• をクリックし、を優先するように設定します。

これで、メール作成時に個人の連絡先が優先的に表示されるようになります。

Q3: GALの情報が古い場合、どうすれば更新できますか？

GALの情報が古い場合、Outlookの設定から「アドレス帳のダウンロード」を選択し、「前回の送受信以降の変更をダウンロードする」のチェックを外してみてください。それでも更新されない場合は、IT担当者に相談してみましょう。

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まとめ

Outlookのグローバルアドレス帳（GAL）をうまく活用すれば、社内の連絡先を簡単に検索・追加でき、メールのやり取りがスムーズになります。もしGALの使い方や設定でお困りのことがあれば、ぜひお気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問やお悩みを一緒に解決しましょう！