Outlookを使って配布リストを作成したいけれど、難しそう…と感じていませんか？
実は、配布リストを作成するのは思っているほど難しくなく、少しのコツさえ掴めば誰でも簡単にできるんです。この記事では、Outlookで配布リストを作成する方法を、初心者にもわかりやすく解説します。
「配布リストって何？」という方でも安心してください。わかりやすく順を追って説明していきますよ！
配布リストとは？—まずは基本を知ろう
Outlookのイメージ
まず、配布リストとは何かを簡単に説明します。
配布リストとは、複数のメールアドレスを一つのグループとしてまとめたものです。このリストを使うことで、一度に複数の人に同じメールを送ることができます。
たとえば、家族や仕事の同僚、学校のグループなど、よく連絡を取り合うメンバーをリスト化しておけば、メールを送るたびに個別にアドレスを入力する手間が省けます。
「でも、どうやって作るの？」というあなたに、次で詳しく手順をお伝えします。
Outlookで配布リストを作成する方法
Outlookで配布リストを作成するのは、思った以上に簡単です。ここでは、Outlookのデスクトップ版を例に、ステップを紹介します。
Outlookを開く
まずは、PCのOutlookアプリを開きましょう。
Outlookの画面が開いたら、「新しいメール」を作成する画面ではなく、「連絡先」セクションに進みます。
配布リストを作成する
ステップ1: 「ホーム」タブを選んでから、「新しいアイテム」ボタンをクリックします。
ステップ2: メニューの中から「配布リスト」を選びます。
これで新しい配布リストを作る準備が整いました！
配布リストに名前を付ける
新しく表示されたウィンドウで、まず「配布リストの名前」を設定します。
ここでは、リストの名前が他のリストと被らないように、わかりやすい名前をつけることをおすすめします。
メンバーを追加する
次に、配布リストに追加したいメンバーのメールアドレスを入力します。
「メンバーの追加」ボタンをクリックすると、Outlookの連絡先に登録されているアドレス帳が表示されるので、そこからメンバーを選択して追加します。
もし、まだ連絡先に登録していない人がいたら、その人のメールアドレスを手動で入力することもできます。
配布リストを保存
最後に、リストが完成したら「保存して閉じる」ボタンをクリックします。
これで、配布リストが作成できました！次回からは、そのリスト名をメール作成時に選択するだけで、すぐに複数の人にメールを送ることができます。
配布リストを使ったメールの送り方
配布リストを作ったら、実際にメールを送ってみましょう。
メール作成画面を開く
Outlookを開いて「新しいメール」を作成します。
配布リストを選択
メール作成画面の宛先欄に、作成した配布リストの名前を入力します。
すると、そのリストに含まれる全員に一度にメールが送れるようになります。
メール内容を作成する
あとは、普段通りにメールの件名や本文を書き、送信するだけです。
配布リストを使うことで、複数人に同じ内容のメールを手間なく送ることができるので、時間も節約できますよ。
よくある質問や疑問
配布リストのメンバーは変更できますか？
もちろんです！配布リストは作成後でも簡単に編集できます。
リストを開いて、メンバーを追加・削除するだけで、最新のメンバーリストに更新できます。
配布リストに名前以外の情報も入れられますか？
配布リストには、名前、メールアドレス、そして任意で役職や部署名などの情報を追加することもできます。
これにより、より細かい管理が可能になります。
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まとめ
Outlookで配布リストを作成する方法は、初心者でも簡単に実行できることがお分かりいただけたでしょうか。
リストを作ることで、毎回のメール送信がグンと楽になりますし、業務効率もアップします。
ぜひ、今回ご紹介した手順を試してみてくださいね！
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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