Outlookを使っていると、「もっと効率よく使いたい」「自分好みにカスタマイズしたい」と思うこと、ありますよね。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある45歳以上の方々にとって、Outlookの設定や機能を自分仕様に整えるのは、ちょっとした挑戦かもしれません。でも安心してください。今回は、そんなあなたでもできる、Outlookのカスタム機能の活用法をわかりやすくお伝えします。
Outlookのカスタム機能とは？
Outlookのイメージ
Outlookのカスタム機能とは、メールの表示方法や返信の仕方、入力補助など、日々の操作をより快適にするための設定や機能のことです。これらをうまく活用することで、作業効率がぐんとアップします。
メール作成をサポートする「テキスト予測」機能
テキスト予測は、メールを作成しているときに、次に入力する可能性のある言葉を予測して表示してくれる機能です。例えば、「お疲れ様です」と入力し始めると、「お疲れ様です。いつもお世話になっております。」といったフレーズが候補として表示されます。これを選ぶだけで、入力がスムーズに進みます。
- 使い方メール作成中に候補が表示されたら、Tabキーを押すだけでそのフレーズを挿入できます。
- 無効化方法設定から「入力中にテキスト予測を表示する」のチェックを外すことで、無効にできます。
返信を簡単にする「返信候補」機能
返信候補は、受け取ったメールに対して、簡単に返信できるフレーズを提案してくれる機能です。例えば、「了解しました」「ありがとうございます」といったフレーズが表示され、クリックするだけで返信ができます。
- 使い方受信したメールを開くと、返信候補が表示されます。適切なものをクリックするだけで返信できます。
- 無効化方法設定から「返信候補を表示する」のチェックを外すことで、無効にできます。
宛先入力をサポートする「オートコンプリート」機能
オートコンプリートは、宛先（To、CC、BCC）に名前やメールアドレスを入力し始めると、過去に送った相手や連絡先の候補を自動で表示してくれる機能です。これにより、宛先の入力が迅速になります。
- 使い方宛先に文字を入力し始めると、候補が表示されます。目的の相手をクリックするだけで入力できます。
- 無効化方法設定から「宛先、CC、BCCに入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外すことで、無効にできます。
メールの表示を自分好みにする「ビュー設定」
ビュー設定をカスタマイズすることで、受信トレイの表示方法を自分の使いやすいように変更できます。例えば、重要なメールを目立たせたり、不要な情報を非表示にしたりすることができます。
- 使い方「表示」タブから「ビューの設定」を選択し、表示する項目や並び順を変更できます。
- おすすめ設定重要なメールを上部に表示するように並び替えたり、未読メールを強調表示する設定が便利です。
よく使う検索条件を保存する「検索フォルダー」機能
検索フォルダーを使うと、特定の条件に合ったメールを自動で集めて表示できます。例えば、「上司からのメール」「プロジェクトAに関するメール」といったフォルダーを作成することで、必要なメールをすぐに確認できます。
- 使い方「検索フォルダー」から「新しい検索フォルダー」を選択し、条件を設定します。
- おすすめ条件特定の送信者からのメールや、特定のキーワードを含むメールを集める設定が便利です。
よくある質問や疑問
Q1: テキスト予測機能が突然使えなくなったのですが、どうすれば復旧しますか？
テキスト予測機能が無効になっている可能性があります。設定から「入力中にテキスト予測を表示する」のチェックが入っているか確認し、入っていなければチェックを入れてください。また、Outlookのバージョンによっては、機能が利用できない場合がありますので、最新のバージョンに更新することをおすすめします。
Q2: オートコンプリート機能を無効にしたいのですが、どのように設定すればよいですか？
設定から「宛先、CC、BCCに入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外すことで、オートコンプリート機能を無効にできます。
Q3: 返信候補の提案が不要な場合、どうすれば無効にできますか？
設定から「返信候補を表示する」のチェックを外すことで、返信候補の提案を無効にできます。
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まとめ
Outlookのカスタム機能を活用することで、メールの作成や管理が格段に効率よくなります。特に、テキスト予測や返信候補、オートコンプリートなどの機能は、日々の作業をサポートしてくれる頼もしいツールです。設定も難しくはなく、少しの工夫で自分好みの使い方ができます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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