Outlookで会議やイベントの出席依頼を送るのは、初めての方には少しハードルが高く感じるかもしれません。でも、心配しないでください！この記事では、パソコンやスマホの操作があまり得意でない方でもわかりやすいように、ステップバイステップでご紹介します。
Outlookで出席依頼を送る準備をしよう
Outlookのイメージ
まずは、Outlookを開いて、会議やイベントの出席依頼を送る準備を整えましょう。
Outlookを開く
パソコンの場合スタートメニューから「Outlook」を選択して開きます。
スマホの場合ホーム画面から「Outlook」アプリをタップして開きます。
カレンダーを表示する
パソコンの場合画面左下の「カレンダー」アイコンをクリックします。
スマホの場合画面下部の「カレンダー」アイコンをタップします。
出席依頼を作成しよう
次に、実際に出席依頼を作成してみましょう。
新しいイベントを作成する
パソコンの場合カレンダー画面で「新しいイベント」ボタンをクリックします。
スマホの場合カレンダー画面で「＋」ボタンをタップします。
イベントの詳細を入力する
タイトル会議やイベントの名前を入力します。
日付と時間開催日と開始・終了時刻を設定します。
場所会場の名前や場所を入力します。
詳細イベントの内容や目的を簡潔に入力します。
出席者を招待しよう
出席者を招待することで、出席依頼を送ることができます。
出席者を追加する
パソコンの場合イベント作成画面で「出席者の追加」欄に、招待したい人の名前やメールアドレスを入力します。
スマホの場合イベント作成画面で「出席者を追加」欄に、招待したい人の名前やメールアドレスを入力します。
スケジュールアシスタントを使う（オプション）
複数の出席者がいる場合、スケジュールアシスタントを使うと、みんなの空いている時間を確認できます。
パソコンの場合イベント作成画面で「スケジュールアシスタント」タブをクリックし、出席者の空き時間を確認します。
スマホの場合現在、スマホ版Outlookではスケジュールアシスタントの機能は利用できません。出席者の空き時間を確認するには、パソコン版のOutlookを使用してください。
出席依頼を送信しよう
すべての設定が完了したら、出席依頼を送信しましょう。
送信する
パソコンの場合イベント作成画面で「送信」ボタンをクリックします。
スマホの場合イベント作成画面で「送信」ボタンをタップします。
これで、出席者に会議やイベントの出席依頼が送信されます。
よくある質問や疑問
Q1: スケジュールアシスタントはどうやって使うの？
スケジュールアシスタントは、複数の出席者の空き時間を確認できる便利な機能です。パソコン版Outlookで「スケジュールアシスタント」タブをクリックすると、出席者の空き時間が表示されます。スマホ版Outlookでは現在利用できません。
Q2: 定期的な会議の出席依頼はどう送るの？
定期的な会議を設定するには、イベント作成画面で「繰り返し」オプションを選択し、繰り返しの間隔や終了日を設定します。その後、出席者を追加し、「送信」ボタンをクリックまたはタップして送信します。
Q3: 会議の場所を変更したい場合はどうするの？
会議の場所を変更するには、イベント作成画面で「場所」欄に新しい場所を入力し、「送信」ボタンをクリックまたはタップして変更を送信します。出席者には変更内容が通知されます。
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まとめ
Outlookで出席依頼を送るのは、思っているよりも簡単です。最初は少し戸惑うかもしれませんが、慣れてしまえばスムーズに操作できるようになります。もし操作に不安がある場合は、何度も繰り返し練習してみてください。操作に慣れてくると、会議のスケジュール調整がとてもスムーズに進むようになります。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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