Outlookのメールを一括保存する方法｜初心者でもできる簡単ガイド

Outlook（アウトルック）を使っていると、重要なメールや後で確認したいメールを保存しておきたくなりますよね。でも、「一通ずつ保存するのは面倒だな」「まとめて保存できないの？」と感じる方も多いのではないでしょうか。今回は、そんなあなたのために、Outlookのメールを一括で保存する方法をわかりやすくご紹介します。

目次

Outlookのイメージ

Outlookでメールを一括保存する方法

保存形式の選び方

保存先の設定と管理方法

よくある質問

まとめとお知らせ

Outlookでメールを一括保存する方法

まずは、Outlookでメールを一括保存する方法を見ていきましょう。以下の手順で操作できます。

これで、指定したフォルダー内のメールが一括で保存されます。

保存形式の選び方

メールを保存する際には、目的に応じて適切な形式を選ぶことが大切です。主な保存形式とその特徴は以下の通りです。

• PSTファイル（.pst）Outlook専用のファイル形式で、メール、カレンダー、連絡先などをまとめて保存できます。バックアップや他のPCへの移行に便利です。
• EMLファイル（.eml）一般的なメール形式で、他のメールソフトでも開くことができます。複数のメールを保存する際に適しています。
• PDFファイル（.pdf）メールの内容をそのまま文書として保存できます。印刷や共有に便利です。

保存する目的や使用環境に応じて、最適な形式を選んでください。

保存先の設定と管理方法

保存したメールを整理するためには、保存先の設定と管理方法が重要です。以下のポイントを参考にしてください。

• 保存先のフォルダーを整理するメールをカテゴリーごとにフォルダー分けして保存すると、後で探しやすくなります。
• 定期的にバックアップを取る大切なメールを失わないように、定期的にバックアップを取ることをおすすめします。
• 保存形式を統一する複数の形式で保存すると管理が煩雑になるため、保存形式を統一すると管理が楽になります。

これらのポイントを押さえて、効率的にメールを保存・管理しましょう。

よくある質問

Q1: 保存したメールを他のPCで開くにはどうすればいいですか？

保存したメールを他のPCで開くには、保存したファイルをそのPCに移動し、Outlookで開くか、対応するメールソフトで開いてください。

Q2: 保存したメールを検索する方法はありますか？

保存したメールは、保存先のフォルダー内で検索機能を使って検索できます。また、PSTファイルの場合、Outlookの検索機能を使って検索できます。

Q3: メールの保存形式を変更するにはどうすればいいですか？

メールの保存形式を変更するには、保存する際に「名前を付けて保存」ダイアログで保存形式を選択してください。

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まとめとお知らせ

今回は、Outlookのメールを一括で保存する方法についてご紹介しました。メールの保存方法を工夫することで、大切な情報を安全に保管し、必要なときにすぐに取り出すことができます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。