Outlook 2016を使っていると、受信したメールが自動的に削除されてしまうことがあります。特に、サーバー上でメールが削除される設定になっていると、後から確認したいメールが見つからなくなることも。そんなとき、メールの保存期間を設定しておくと安心です。今回は、初心者の方にもわかりやすく、メールの保存期間を設定する方法をご紹介します。
メールの保存期間とは？
Outlookのイメージ
メールの保存期間とは、サーバー上にあるメールがどれくらいの期間保存されるかを決める設定です。例えば、受信してから30日後に自動的に削除されるように設定することができます。
保存期間を設定する方法
Outlook 2016でメールの保存期間を設定するには、以下の手順を行います。
- Outlook 2016を起動します。
- 画面左上の「ファイル」をクリックします。
- 「アカウント設定」をクリックし、表示されたメニューから「アカウント設定」を選択します。
- 「電子メール」タブを選択し、設定したいアカウントを選びます。
- 「変更」をクリックし、「詳細設定」を選択します。
- 「詳細設定」ウィンドウが表示されたら、「送受信」タブをクリックします。
- 「送受信グループ」セクションで「編集」をクリックします。
- 「IMAP」アカウントを選択し、「設定」をクリックします。
- 「詳細設定」ウィンドウで「削除」タブを選択します。
- 「サーバー上のアイテムを削除する」セクションで、「指定日数後に削除する」にチェックを入れ、希望する日数を入力します。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、指定した日数後にメールが自動的に削除されるようになります。
注意点
- この設定は、IMAPアカウントに適用されます。POPアカウントでは、メールはサーバーから削除されず、ローカルに保存されます。
- 保存期間を短く設定しすぎると、大切なメールが削除されてしまう可能性があります。設定は慎重に行いましょう。
- 設定後も、重要なメールは手動でバックアップを取ることをおすすめします。
よくある質問
Q1: POPアカウントでも保存期間を設定できますか？
POPアカウントでは、メールはサーバーから削除されず、ローカルに保存されます。そのため、保存期間の設定は不要です。
Q2: 保存期間を設定すると、どのような影響がありますか？
保存期間を設定すると、指定した日数後にサーバー上のメールが自動的に削除されます。これにより、サーバーの容量を節約できますが、大切なメールが削除されないよう注意が必要です。
Q3: 保存期間を変更したい場合はどうすればいいですか？
上記の手順で「詳細設定」ウィンドウを開き、「削除」タブで設定を変更できます。希望する日数を入力し、「OK」をクリックして保存してください。
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まとめ
メールの保存期間を適切に設定することで、必要なメールを長期間保存しつつ、サーバーの容量を効率的に管理できます。設定は慎重に行い、大切なメールが削除されないよう注意しましょう。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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