日々の業務で「Outlook メール」と「Planner」を使っている方、タスク管理が少し面倒に感じていませんか？特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、これらのツールをうまく連携させることで、業務がぐっと効率化できます。今回は、そんな方々のために、Outlook メールと Planner の連携方法をわかりやすく解説します。
Outlook メールから Planner タスクを作成する方法
Outlookのイメージ
まず、Outlook メールを Planner のタスクに変換する方法をご紹介します。
- Outlook メールにフラグを設定します。これにより、そのメールがタスクとして認識されます。
- Microsoft To Do アプリを開きます。To Do は Outlook と連携しており、フラグ付きのメールが自動的に表示されます。
- To Do で表示されたタスクを確認し、必要に応じて編集や完了の操作を行います。
この方法で、メールで受けた依頼や確認事項を簡単にタスク化できます。
Planner のタスクを Outlook 予定表に表示させる方法
次に、Planner のタスクを Outlook の予定表に表示させる方法です。
- Planner アプリを開き、表示させたいプランを選択します。
- プランの上部にある「…」メニューから「プランを Outlook 予定表に追加」を選択します。
- 表示されるダイアログで「公開、他のユーザーと共有」を選択し、「Outlook に追加」をクリックします。
- Outlook が自動的に開き、予定表にプランが追加されます。
これで、チームのタスクや進捗を Outlook の予定表で一目で確認できるようになります。
To Do と Planner の連携でタスク管理を一元化
Microsoft To Do と Planner は連携しており、個人のタスクとチームのタスクを一元管理できます。
- Planner で自分に割り当てられたタスクは、To Do の「自分に割り当て」リストに表示されます。
- To Do で作成したタスクは、Planner の「マイ タスク」に表示されます。
- これにより、個人とチームのタスクを一つの画面で確認・管理できます。
この連携を活用することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、効率的な業務運営が可能になります。
よくある質問や疑問
Q1: Outlook メールから Planner タスクを直接作成する方法はありますか？
現在、Outlook メールから直接 Planner タスクを作成する機能は提供されていません。しかし、メールにフラグを設定することで、To Do を介して Planner タスクに反映させることができます。
Q2: Planner のタスクを Outlook 予定表に表示させる際、注意すべき点はありますか？
プランの所有者である必要があります。所有者でない場合、他のメンバーが「プランを Outlook 予定表に追加」することはできません。
Q3: To Do と Planner の連携で、タスクの同期に時間がかかることがありますが、対処方法はありますか？
通常、同期は数分以内に反映されます。同期が遅れる場合は、アプリの再起動やインターネット接続の確認を行ってください。
まとめ
Outlook メールと Planner の連携を活用することで、業務の効率化が図れます。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、これらのツールを上手に使いこなすことで、タスク管理がスムーズになります。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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