Outlookでの不在時の自動応答設定方法【初心者向け解決ガイド】

こんにちは！今日は、Outlookを使っている皆さんに、休暇や出張などでメールの返信ができないときに便利な「不在時の自動応答」の設定方法をご紹介します。これを設定しておくと、メールを送ってくれた方に自動でお知らせが届くので、とても便利ですよ。

不在時の自動応答とは？

Outlookのイメージ

まず、「不在時の自動応答」って何？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。簡単に言うと、メールを受け取ったときに、自分が不在であることを自動的に返信して知らせてくれる機能です。例えば、長期の休暇や出張中にこの機能を設定しておくと、メールを送ってくれた方に「ただいま不在にしております。○月○日以降にご返信いたします。」といったメッセージを自動で送ることができます。

Outlookでの自動応答の設定方法

では、具体的にOutlookでこの自動応答を設定する方法を見ていきましょう。以下の手順に沿って進めてみてください。

これで、自動応答の設定が完了しました。設定した期間中、メールを受け取ると自動的に返信が送られます。

Outlook on the webでの自動応答設定方法

もし、ウェブ版のOutlook（Outlook on the web）をお使いの場合も、以下の手順で設定が可能です。

これで、ウェブ版Outlookでも自動応答が設定されました。

よくある質問や疑問

Q1: 自動応答を設定したのに、返信が送られません。なぜでしょうか？

いくつかの原因が考えられます。まず、設定が正しく行われているか確認してください。特に、期間の設定やメッセージの入力が正しいかチェックしましょう。また、メールアカウントの種類によっては、自動応答機能がサポートされていない場合もあります。詳しくは、Outlookのサポートページをご確認ください。

Q2: 自動応答を設定すると、すべての受信者に返信が送られますか？

デフォルトでは、組織内のユーザーにのみ自動応答が送信されます。社外の方にも返信を送りたい場合は、[自分の所属組織外]タブで設定を行う必要があります。ただし、迷惑メールなどにも返信が送られる可能性があるため、注意が必要です。

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まとめ

いかがでしたか？Outlookの自動応答機能を活用することで、休暇や出張中でもスムーズにコミュニケーションを取ることができます。ぜひ一度試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。