Outlookを使っていると、タスク管理がとても便利に感じられますよね。特に、タスクを完了する操作は、日々の業務をスムーズに進めるために欠かせません。でも、「タスクを完了するってどうすればいいの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか？
今回は、そんな方のために、Outlookでタスクを完了する方法をわかりやすく解説します。パソコンやスマホが苦手な方でも安心してできるように、ステップごとに丁寧に説明しますので、一緒に学んでいきましょう！
Outlookでタスクを完了する基本の方法
Outlookのイメージ
まずは、Outlookでタスクを完了する基本的な方法を見ていきましょう。
タスク一覧からチェックボックスをクリック
Outlookを開いたら、左下の「タスク」アイコンをクリックしてタスクリストを表示します。完了したいタスクの左側にあるチェックボックス（丸いアイコン）をクリックすると、そのタスクが完了としてマークされます。完了したタスクには取り消し線が引かれ、一覧からは非表示になります。これで、やるべきことが一つ減ったことが視覚的に確認でき、達成感も得られますよ。
タスクを右クリックして「完了としてマーク」を選択
タスクを右クリックすると、メニューが表示されます。その中から「完了としてマーク」を選択すると、そのタスクが完了として処理されます。これも簡単な操作で、タスクを完了させることができます。
タスクの詳細画面から「進捗状況を完了にする」を選択
タスクをダブルクリックして詳細画面を開きます。そこから「進捗状況を完了にする」を選択すると、そのタスクが完了として処理されます。進捗状況を100%に設定することでも、タスクを完了と見なすことができます。
完了したタスクを再表示する方法
完了したタスクを後で確認したい場合、タスクリストの表示設定を変更することで再表示できます。
「現在のビュー」を「完了」に切り替える
タスクリストの上部にある「現在のビュー」をクリックし、「完了」を選択すると、完了したタスクも表示されるようになります。これで、過去に完了したタスクを確認することができます。
「完了済みタスクを表示する」を選択
タスク一覧の上部にある「…」オプションをクリックし、「完了済みタスクを表示する」を選択すると、完了したタスクが表示されます。これで、完了したタスクを再度確認できます。
Outlookでタスク管理を効率化するポイント
タスクを完了するだけでなく、Outlookでのタスク管理をさらに効率化するためのポイントをいくつかご紹介します。
定期的なタスクの設定
毎日や毎週繰り返し行うタスクは、Outlookで定期的なタスクとして設定しておくと便利です。これにより、手動でタスクを作成する手間が省け、タスクの漏れを防ぐことができます。
アラームの設定
タスクにアラームを設定すると、指定した日時に通知が届きます。重要なタスクにアラームを設定しておくことで、忘れずに対応することができます。
タスクの共有
Outlookでは、他の人とタスクを共有することができます。チームでの作業や、上司への報告など、タスクを共有することで、情報の共有や進捗の確認がスムーズに行えます。
よくある質問や疑問
Q1: タスクを完了したのに、タスクリストに残ってしまいます。どうすればいいですか？
タスクを完了としてマークしても、タスクリストに残る場合があります。その場合は、「現在のビュー」を「完了」に切り替えることで、完了したタスクを非表示にすることができます。
Q2: 完了したタスクを再度表示するにはどうすればいいですか？
タスクリストの表示設定を変更することで、完了したタスクを再表示できます。「現在のビュー」を「完了」に切り替えるか、「完了済みタスクを表示する」を選択してください。
Q3: タスクを削除する方法はありますか？
タスクを削除するには、タスクを右クリックして「削除」を選択するか、タスクを選択して「Delete」キーを押してください。削除したタスクは「削除済みアイテム」フォルダーに移動します。
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まとめ
Outlookでのタスク管理は、業務を効率化するための強力なツールです。タスクを完了する方法や、完了したタスクを再表示する方法を覚えておくと、日々の業務がスムーズに進みます。さらに、定期的なタスクの設定やアラームの活用、タスクの共有など、Outlookの機能をフル活用することで、より効率的なタスク管理が可能になります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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