Outlookでクイックパーツを使って定型文を挿入しよう！初心者でもできる時短テクニック

メールを毎日何通も送る中で、同じような内容を何度も入力していませんか？「いつもお世話になっております」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」など、決まったフレーズを何度も入力するのは、意外と手間ですよね。そんなときに便利なのが、Outlookの「クイックパーツ」機能です。これを使えば、よく使う定型文を登録しておき、必要なときにすぐに挿入できるので、時間の節約になりますよ。

今回は、Outlookのクイックパーツを使って定型文を登録し、簡単に挿入する方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。

クイックパーツとは？

Outlookのイメージ

まず、クイックパーツとは、Outlookの「挿入」タブにある「クイックパーツ」機能を使って、よく使う文章やフレーズを登録しておくことができる機能です。登録した内容は、メールの本文に簡単に挿入することができます。

例えば、以下のような定型文を登録しておくと便利です。

これらのフレーズを毎回入力する手間が省け、メール作成がスムーズになります。

クイックパーツに定型文を登録する方法

それでは、実際にクイックパーツに定型文を登録する方法を見ていきましょう。

これで、登録した定型文がクイックパーツに保存されました。

登録した定型文を挿入する方法

登録した定型文をメール本文に挿入する方法は、以下の通りです。

また、キーボードショートカットを使うと、さらに便利です。登録した定型文の名前を入力し、F3キーを押すと、定型文が自動的に挿入されます。

定型文を編集・削除する方法

登録した定型文を編集したい場合や削除したい場合は、以下の手順で行えます。

定型文を編集する方法

定型文を削除する方法

クイックパーツと定型句の違い

Outlookには、「クイックパーツ」と「定型句」という2つの機能があります。どちらも定型文を登録するための機能ですが、使い方に違いがあります。

それぞれの特徴を活かして、用途に応じて使い分けると良いでしょう。

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まとめ

Outlookのクイックパーツ機能を使うことで、よく使う定型文を簡単に登録・挿入することができ、メール作成の時間を大幅に短縮できます。特に、毎日の業務で同じような内容のメールを送ることが多い方には、非常に便利な機能です。

ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。もし操作に不安があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。