「Outlookでフォルダーを作成したい！」とお悩みの方へ。メールが増えてくると、どこに何があるのか分からなくなりがちですよね。そんなとき、フォルダーを使って整理すれば、必要なメールをすぐに見つけられます。今回は、初心者の方でも分かりやすいように、Outlookでのフォルダー作成方法と活用術をご紹介します。
フォルダーを作成してメールを整理しよう
Outlookのイメージ
フォルダーを作成する方法
まずは、Outlookで新しいフォルダーを作成してみましょう。以下の手順で進めてください。
- Outlookを開き、左側の「フォルダー」ウィンドウで、フォルダーを追加したい場所を右クリックします。
- 表示されるメニューから「新しいフォルダー」を選択します。
- 「名前」ボックスにフォルダーの名前を入力し、Enterキーを押します。
これで、新しいフォルダーが作成されます。例えば、「家族」「旅行」「仕事」など、用途に応じて名前を付けてみてください。
フォルダーにメールを移動する方法
作成したフォルダーにメールを移動することで、整理が進みます。以下の方法で移動できます。
- 移動したいメールを選択します。
- 選択したメールをドラッグして、作成したフォルダーにドロップします。
また、複数のメールをまとめて移動したい場合は、Ctrlキーを押しながらメールをクリックして選択し、同様にドラッグ＆ドロップで移動できます。
サブフォルダーを活用してさらに整理する
さらに細かく整理したい場合は、サブフォルダーを活用しましょう。例えば、「旅行」フォルダー内に「ホテル」「観光地」「航空券」などのサブフォルダーを作成すると、関連するメールをより細かく分類できます。
- サブフォルダーを作成したいフォルダーを右クリックします。
- 「新しいサブフォルダー」を選択します。
- 「名前」ボックスにサブフォルダーの名前を入力し、Enterキーを押します。
これで、親フォルダー内にサブフォルダーが作成されます。
メールを自動で振り分けるルールを設定する
毎回手動でメールを移動するのは手間がかかります。そこで、Outlookの「仕分けルール」機能を使って、特定の条件に合ったメールを自動でフォルダーに振り分けることができます。
- 移動したいメールを選択します。
- 「ホーム」タブの「ルール」から「仕分けルールの作成」を選択します。
- 「仕分けルールの作成」ウィンドウで、条件を設定します。例えば、「差出人が特定の人の場合」や「件名に特定の文字が含まれる場合」などです。
- 条件に合ったメールを移動するフォルダーを指定します。
- 設定が完了したら、「OK」をクリックしてルールを保存します。
これで、今後同じ条件のメールは自動で指定したフォルダーに振り分けられます。
よくある質問や疑問
Q1: フォルダーの名前を変更するにはどうすればよいですか？
フォルダーの名前を変更するには、以下の手順で行います。
- 変更したいフォルダーを右クリックします。
- 「フォルダー名の変更」を選択します。
- 新しい名前を入力し、Enterキーを押します。
これで、フォルダーの名前が変更されます。
Q2: フォルダーを削除するにはどうすればよいですか？
フォルダーを削除するには、以下の手順で行います。
- 削除したいフォルダーを右クリックします。
- 「フォルダーの削除」を選択します。
- 確認のメッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。
これで、フォルダーが削除されます。ただし、削除したフォルダー内のメールも一緒に削除されるので注意してください。
Q3: モバイル版Outlookでもフォルダーを作成できますか？
はい、モバイル版Outlookでもフォルダーを作成できます。以下の手順で行います。
- Outlookアプリを開き、左上のメニューアイコンをタップします。
- 「フォルダー」を選択します。
- 画面右上の「＋」アイコンをタップします。
- 「新しいフォルダー」を選択し、フォルダーの名前を入力します。
- 「保存」をタップします。
これで、モバイル版Outlookでもフォルダーを作成できます。
まとめ
Outlookでフォルダーを作成してメールを整理することで、必要なメールをすぐに見つけられるようになります。サブフォルダーを活用したり、仕分けルールを設定することで、さらに効率的に整理できます。ぜひ、これらの方法を試して、快適なメール管理を実現してください。
他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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