Outlookのテンプレートからメールを送信する方法を初心者向けに解説

Outlookでテンプレートを活用すると、毎回同じ内容のメールを手間なく送信でき、業務の効率化が図れます。特に、45歳以上のパソコンやスマホに不安がある方々にとって、テンプレート機能は大変便利です。今回は、初心者にもわかりやすく、Outlookのテンプレートを使ってメールを送信する方法を解説します。

テンプレートとは？

Outlookのイメージ

Outlookのテンプレートは、あらかじめ作成したメールのひな形です。これを使うことで、毎回同じ内容を入力する手間が省け、時間を節約できます。

テンプレートの種類と特徴

Outlookには主に2種類のテンプレートがあります。

マイテンプレートの作成と利用方法

マイテンプレートは、OutlookのWeb版やデスクトップ版で利用できます。以下の手順で作成し、利用することができます。

ユーザーテンプレートの作成と利用方法

ユーザーテンプレートは、Outlookのデスクトップ版で利用できます。以下の手順で作成し、利用することができます。

テンプレートを活用した業務効率化のポイント

• 定型メールの登録よく使う挨拶文や報告文をテンプレートとして登録しておくと、メール作成がスピーディーになります。
• テンプレートの整理使用頻度の高いテンプレートを上位に配置し、必要ないものは削除することで、管理がしやすくなります。
• テンプレートの更新内容が古くなったテンプレートは、定期的に見直して更新しましょう。

よくある質問や疑問

Q1: テンプレートの保存場所がわかりません。

ユーザーテンプレートは、通常「C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates」に保存されます。隠しフォルダとなっているため、表示設定を変更する必要があります。

Q2: テンプレートを他のパソコンでも使いたいのですが、どうすればよいですか？

テンプレートファイル（.oft）をUSBメモリなどでコピーし、他のパソコンの同じ保存場所に貼り付けることで、利用できます。

Q3: テンプレートを編集したいのですが、どうすればよいですか？

ユーザーテンプレートを開き、内容を編集後、再度「名前を付けて保存」で上書き保存することで、更新できます。

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まとめ

Outlookのテンプレート機能を活用することで、メール作成の手間を大幅に削減できます。特に、定型的な内容のメールを頻繁に送る方々にとって、業務の効率化に繋がります。ぜひ、マイテンプレートやユーザーテンプレートを活用して、日々の業務をスムーズに進めてください。

他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。